Leihgaben für Ausstellungen

Leihgesuche

Leihgesuche für Exponate zu Ausstellungen richten Sie bitte an:

Bayerische Staatsbibliothek
Abteilung Handschriften und Alte Drucke
Leihgaben
Ludwigstr. 16
80539 München
leihgaben@bsb-muenchen.de

Antragsformular  (PDF, 61 KB)
Formblatt Ausstellungsbedingungen  (PDF, 153 KB)
Infos „Leihgaben für Ausstellungen”  (PDF, 77 KB)

Mit ihren einzigartigen Beständen an Handschriften und Inkunabeln und ihren umfassenden historischen Sammlungen zählt die Bayerische Staatsbibliothek zu den bedeutendsten Gedächtnisinstitutionen der Welt.

Sie können Objekte aus den Beständen der Bayerischen Staatsbibliothek für Ausstellungszwecke entleihen. Hierbei sind konservatorische und sicherheitstechnische Standards und Vorgaben zu beachten, die dem Wert, der Bedeutung und der Materialität der Objekte entsprechen.

1. Antragstellung

Der Antrag auf Überlassung einer Leihgabe ist so früh wie möglich, spätestens jedoch 9 Monate vor Ausstellungsbeginn,

  • auf dem Postweg an die
    Bayerische Staatsbibliothek
    Abteilung Handschriften und Alte Drucke
    Leihgaben
    Ludwigstr. 16
    80539 München
     
  • oder elektronisch an
    leihgaben@bsb-muenchen.de

zu richten.

Für den Antrag sind folgende Dokumente auszufüllen:

Den Eingang Ihrer Unterlagen bestätigen wir zeitnah. Sobald uns diese vollständig vorliegen, können wir Sie über die Kosten und objektspezifischen Anforderungen informieren, die zum Bestandteil des Leihvertrags werden. Sämtliche Vorgaben werden im Leihvertrag rechtsverbindlich festgelegt. Der Leihvertrag muss spätestens 4 Wochen vor Leihbeginn unterzeichnet beim Leihgeber vorliegen.

2. Rahmenbedingungen

  • Die Leihfrist beträgt maximal 3 Monate.
  • Leihgaben an einzelne Personen oder private Institutionen, für Wander- und Verkaufsausstellungen sowie Messen sind nicht möglich.
  • Die Objekte müssen in einem klaren Zusammenhang mit der Thematik der Ausstellung stehen.
  • Objekte von höchstem Wert und Bedeutung werden nur in Ausnahmefällen entliehen.
  • Von der Leihe ausgeschlossen sind Objekte, die aufgrund ihrer Empfindlichkeit und ihres Zustands nicht transport- oder ausstellungsfähig sind.
  • Im Anschluss an jede Ausstellung ist für die Exponate eine Ruhefrist von 3 Jahren vorgesehen.
  • Sofern von einer Leihgabe noch kein farbiges Volldigitalisat vorliegt, das die Leihgabe möglichst originalgetreu wiedergibt, muss dieses auf Kosten des Leihnehmers vor der Ausleihe angefertigt werden.
  • Objekte, die noch im Handel verfügbar bzw. in einer dem Ausstellungsort näher liegenden Bibliothek vorhanden sind, werden in der Regel nicht als Leihgaben zur Verfügung gestellt.
  • Bei Missachtung der vertraglichen Vereinbarungen kann der Leihvertrag vom Leihgeber vorzeitig gekündigt werden.

3. Sicherheit

  • Die Ausstellungsräume und Depots müssen über einen angemessenen Brandschutz verfügen.
  • Objektabhängig müssen die Alarmsignale für Feuer oder Einbruch in den Ausstellungsräumen und Depots direkt zur Berufsfeuerwehr bzw. direkt zur Polizei oder zu einer internen Sicherheitszentrale übermittelt werden.
  • Bei der Brandbekämpfung müssen objektschonende Löschsysteme eingesetzt werden.
  • Während der Öffnungszeiten muss Aufsichtspersonal in den Ausstellungsräumen anwesend sein.
  • Ggf. zusätzliche Sicherheitsvorgaben (beispielsweise nachtsichtfähige Videoüberwachung, Vitrinenalarm) sind zu beachten.

4. Konservatorische Anforderungen

  • Die Beleuchtungsstärke an der Leihgabe beträgt maximal 50 Lux.
  • UV-Strahlung (Wellenlängen kleiner als 400 Nanometer) ist auszuschließen.
  • Lichtquellen in Objektnähe dürfen keine Wärme entwickeln.
  • Die Temperatur an der Leihgabe muss konstant zwischen 18 und 22 °C liegen. Die tägliche Schwankung darf maximal 3 °C betragen.
  • Die relative Luftfeuchtigkeit an der Leihgabe muss konstant zwischen 45 und 55 % rF liegen. Die tägliche Schwankung darf maximal 3 % rF betragen.
  • Die Klimawerte müssen bei Aufbau, Ausstellung und Abbau durchgehend mit Hilfe von aktuell kalibrierten Messgeräten erfasst werden. Die regelmäßige Vorlage datierter Klimawerte kann gefordert werden; konkrete Vorgaben zur Art der Klimaüberwachung und zum Auslesen der Daten sind möglich.
  • Die Leihgaben dürfen nur in abgeschlossenen und staubdichten Vitrinen präsentiert werden. Abhängig vom Objekt müssen die Vitrinen aus Verbundsicherheitsglas (VSG) gefertigt sein.
  • Die Ausstattung von Vitrinen und Präsentationseinrichtungen muss säurefrei sein und darf keine Schadstoffe (z. B. Säuren, Lösungsmittel) ausdünsten. Die bei der Vitrinenkonstruktion verwendeten Materialien (Korpus, Innenausstattung, Farben, Lacke, Silikone etc.) sind mit dem Leihgeber abzustimmen.

Abweichende oder zusätzliche konservatorische Auflagen für einzelne Leihgaben sind möglich und werden im Leihvertrag festgehalten.

5. Umgang mit den Leihgaben und Präsentation

  • Der Leihnehmer sollte über besondere Sachkunde und Professionalität im Umgang mit besonders empfindlichem schriftlichem Kulturgut verfügen.
  • Die Leihgaben dürfen nur zu dem vereinbarten Ausstellungszweck verwendet werden. Sie sind ausschließlich durch restauratorisches Fachpersonal und mit größter Vorsicht zu behandeln. Eine Benutzung durch Dritte ist nicht gestattet.
  • Die Art der Präsentation in der Ausstellung sowie die dazu notwendigen Maßnahmen (z. B. Rahmung, Montagen, Buchstützen, Öffnungs- und Neigungswinkel) werden vom Leihgeber vorgegeben.
  • Der Besitznachweis der Leihgaben ist in folgender Form jeweils vollständig anzugeben: Bayerische Staatsbibliothek München, Signatur.
  • Der Aufbau der Leihgaben sollte möglichst erst am Tag vor Ausstellungseröffnung erfolgen.

6. Verpackung und Transport

  • Der Transport der Leihgaben erfolgt unmittelbar vor Ausstellungsbeginn bzw. direkt nach Ausstellungsende. Eine längere Depoteinlagerung ist nicht möglich.
  • Die Bayerische Staatsbibliothek gibt die Art von Verpackung und Transport vor.
  • Der Transport erfolgt bei wertvolleren Objekten in der Regel durch eine vom Leihgeber akzeptierte, erfahrene Kunstspedition und in Begleitung eines Kuriers des Leihgebers.
  • Der Kurier vertritt den Leihgeber und hat auch die Aufgabe, die vertraglich vereinbarten Bedingungen vor Ort zu überprüfen.

7. Versicherung, Haftung und Rückgabezusage

  • Leihgaben müssen über die Generalpolice der Bayerischen Staatsbibliothek bei Aon Versicherungsmakler Deutschland GmbH, Aon Artscope, München, versichert werden. Für Institutionen des Freistaats Bayern gilt das Selbstversicherungsprinzip des Freistaats.
  • Die Prämienrechnung wird dem Leihnehmer vom Versicherer direkt zugestellt und ist unmittelbar an diesen zu begleichen.
  • Der Leihnehmer übernimmt die volle Verantwortung für die Leihgaben und haftet unbeschadet des Bestands einer Versicherung für alle Schäden, die an den Objekten im Rahmen der Ausleihe entstehen oder für ihren Verlust.
  • Jede Gefahrerhöhung, Beschädigung oder Veränderung des Zustands der Leihgaben und/oder des Ausstellungsorts ist dem Leihgeber unverzüglich mitzuteilen. Die Notfallvereinbarung gemäß Leihvertrag ist einzuhalten.
  • Für Ausstellungen im Ausland wird bei hochrangigen Leihgaben zusätzlich eine Rückgabezusage (Immunity from Seizure) angefordert, die vom Leihnehmer beantragt werden muss.

8. Reproduktionen und Publikationen

  • Die Bayerische Staatsbibliothek liefert auf Anfrage und Rechnung des Leihnehmers digitale Reproduktionen der Leihgaben.
  • Die Vorlagen können für Reproduktionen, Kataloge sowie im Rahmen der Pressearbeit (analog und digital) genutzt werden. Die Einzelheiten werden im Leihvertrag oder in einer eigenständigen Vereinbarung geregelt.
  • Der Besitznachweis der Leihgabe ist bei allen digitalen und analogen Publikationen in folgender Form jeweils vollständig anzugeben: Bayerische Staatsbibliothek München, Signatur. Bei Nutzung von Abbildungen der Leihgabe im Internet sowie im Rahmen von Social Media ist zusätzlich auf die entsprechenden Plattformen der Bayerischen Staatsbibliothek zu verlinken.
  • Über Fotografien und Filmaufnahmen, die während der Ausstellungszeit durch den Leihnehmer oder Dritte angefertigt werden sollen, ist die Bayerische Staatsbibliothek im Vorfeld zu informieren. Hierbei sind unbedingt die konservatorischen Vorgaben einzuhalten (kein Blitzlicht etc.). Die Bayerische Staatsbibliothek behält sich vor, Aufnahmen jeglicher Art zu untersagen.

9. Kosten

Der Leihnehmer trägt sämtliche im Rahmen der Leihgabe anfallenden Kosten. In folgenden Bereichen können Kosten entstehen:

  • Versicherung
  • Digitalisierung
  • Bereitstellung von Reproduktionen
  • Die Kosten der Restaurierung werden in der Regel von der Bayerischen Staatsbibliothek getragen. Wenn die erforderlichen Ressourcen für die Bereitstellung jedoch erheblich sind, sind die Kosten vom Leihnehmer zu tragen.
  • Anfertigung von Schutzkassetten, Rahmungen, Montagen etc.
  • Transport:
    • Verpackung
    • Zölle
    • Speditionen
  • Kurierbegleitung:
    • Tagegeld
    • Pauschale für Arbeitszeitausfall und Nahverkehrsnutzung (260,00 € pro Tag)
    • Übernachtung
    • Reisekosten. Bei Flügen wird Business Class für den Kurier gebucht. Falls die Leihgabe im Handgepäck transportiert wird, ist ein zusätzlicher Sitzplatz erforderlich.

Kontakt

Alle Fragen im Vorfeld einer Antragstellung können Sie mit der Registrarin der Bayerischen Staatsbibliothek besprechen. Bitte schicken Sie Ihre Anfragen ausschließlich an:
leihgaben@bsb-muenchen.de

 

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