Zweimal Garching und zurück. Hinter den Kulissen der Bayerischen Staatsbibliothek

2 LKWs, 4 verschiedene Lagerorte, 60 Paar flinke Hände, hunderte  Bücherwagen, 330 Kilometer Regale für mehr als 10 Millionen Bücher: Diese nackten Zahlen bilden das logistische Fundament der Stabi, die ein regelrechter Mikrokosmos ist. Ja, der Weg eines Buches vom Regal zum Entleiher ist lang.

Robert M. ist genervt, denn er braucht seine Bücher für die Seminararbeit dringend: „Warum muss ich geschlagene drei Tage auf meine Bücher warten in der Stabi?“ – Natürlich ist die Bayerische Staatsbibliothek auch im Netz präsent und man kann das meiste per Notebook oder Smartphone bestellen. Aber alles Weitere lässt sich eben nicht in Sekundenschnelle bewerkstelligen. Was aber passiert, nachdem ein Nutzer seine Bestellung digital abgesetzt hat?

Die Bestellung von Robert M. landet Sekundenbruchteile später in einem großen virtuellen Speicher. Doch bis eine der 35 Druckerstationen sie als „analogen” papierenen Bestellzettel ausdruckt, kann es dauern: Aus organisatorischen Gründen erfolgen Ausdrucke nur Montag bis Freitag, und auch da hängt es ein bisschen von der Tageszeit der Bestellung ab, wie lange diese tatsächlich im virtuellen Speicher verweilt. Die ersten Bestellscheine werden an Arbeitstagen um 6:00 Uhr, die letzten jeweils um 14:00 Uhr gedruckt. Robert M. hat hier leider etwas Pech: Er muss ganze 18 Stunden warten, bis seine Bestellung ausgedruckt wird.

Aber auch dann ist noch kein einziges Buch bewegt – und wie lange der sogenannte „Aushebevorgang“, also das Holen der Bücher aus ihren Regalen, dauert, hängt entscheidend davon ab, wie weit der jeweilige Lagerort von den zentralen Ausgabestellen im Hauptgebäude der Bayerischen Staatsbibliothek räumlich entfernt ist.

Was im Prinzip für alle Medien gleich lange dauert (etwa eine Stunde), ist die „Runde“, die einer von 60 Mitarbeitern in den Magazinen vom strategisch günstig positionierten Drucker aus mit Wagen und stapelweise Bestellscheinen bewaffnet durch „seine“ Regalreihen dreht. Dabei sammelt er alle „seine“ bestellten Bücher ein und sortiert sie schon einmal grob nach Ausgabeorten vor. Befindet sich das bestellte Werk zum Beispiel im Stockwerk direkt über der Buchausgabe im Lesesaal, dann ist der Weg vom Buch zum Schalter natürlich um einige Kilometer kürzer als derjenige von den Außenmagazinen im Euroindustriepark, in Garching oder in Neufahrn. Zweimal am Tag, in der Früh und am Mittag, fahren die beiden Stabi-Brummis die Außenstationen ab, bringen von Nutzern zurückgegebene Bücher an ihren Standort zurück und holen neu bestellte Bücher ab. Je nachdem, wo diese Regalreihen sind, dauert es unterschiedlich lange, bis die bestellten Medien in der zentralen Verteilungsstelle, in der sogenannten „Magazinzentrale“ ankommen. Robert M. hat schon wieder kein Glück: Seine Bücher liegen in Garching und müssen per LKW in die Ludwigstraße transportiert werden. Der LKW nach Garching startet turnusgemäß um 6:30 Uhr.

Der LKW mit Robert M.s bestellten Büchern ist zurück im Haupthaus in der Ludwigstraße und wird entladen. Hier werden die auf Bücherwagen nach Ausgabeort vorsortierten Medien in die Lesesäle und die Ortsleihe geschickt.

In der Ortsleihe, wo man die Bücher für die Ausleihe nach Hause vorbereitet, hat man die Wagen abgeholt. Gerade am Montagmorgen ist das eine ziemliche Menge: Auf einer langen Reihe von Bücherwagen können das bis zu 4 000 Bücher sein. Und die müssen, bevor sie in die Bereitstellungsregale wandern, „absigniert“ werden. Was verbirgt sich denn hinter diesem Vorgang? Nun – wieder viel Handarbeit! Die Mitarbeiter der Ortsleihe schauen bei jedem Buch, ob es auch tatsächlich das bestellte Buch ist. Dann überprüfen sie den Zustand der Bände und halten ihn fest: Gibt es Beschädigungen wie Anstreichungen, Eselsohren, lose Seiten, Kaffeeflecken? So soll sichergestellt werden, dass der nächste Benutzer dafür nicht haftbar gemacht wird. Dann schaut man noch einmal darauf, ob das Buch wirklich nach Hause ausgeliehen werden kann. Das heißt: Ist es ein Buch, das dafür zugelassen ist? Bei den Büchermengen, die über das Wochenende bestellt wurden, kann diese Arbeit schon mal ein bis zwei Tage dauern, denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Ortsleihe müssen sich noch um anderes kümmern: Benutzerneuaufnahmen, Benutzerdatenverwaltung und -pflege, Adressenkorrekturen, mündliche und schriftliche Auskünfte, Mahnverfahren, Gebühren etc. und selbstverständlich müssen sie auch noch diverse Schalter besetzen, um die Kunden zu bedienen.

Die von Robert M. bestellten Werke haben alle Kontrollen überstanden, ein Zettel mit verschiedenen Daten (beispielsweise dem Ausleihdatum und der Leihfrist) wurde eingelegt und die Bücher wurden auf Bücherwagen in die Buchbereitstellung geschoben. Dort erwarten sie bereits emsige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sie dann in die Regale für die Abholung legen, genau sortiert nach den Benutzernummern, denn die Benutzerinnen und Benutzer sollen ihre Bestellungen ja auch problemlos finden. Gleichzeitig verschickt das Ausleihsystem an jeden Besteller eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass seine Bestellungen nun zur Abholung bereit liegen. Auch Robert M. hat eine solche E-Mail erhalten. Dass er heute keine Zeit mehr hat, zu kommen und seine Bücher abzuholen – nun, dafür kann die Bayerische Staatsbibliothek nichts!

Robert M. holt seine Bücher ab und lässt sie an der Verbuchung auf sein Konto einlesen. Er freut sich sehr darüber, dass er endlich mit seiner Seminararbeit loslegen kann. Und dabei weiß er nicht einmal, welch lange Wege seine Bücher zurückgelegt haben und durch wie viele Hände sie gegangen sind, sprich, dass hinter jeder Buchlieferung eine enorme logistische Leistung steckt!

... und wer jetzt wissen will, wie die Bücher nach der Rückgabe wieder zurückkommen in ihr jeweiliges Regal, hier sieht man’s sozusagen live.

Weiterführende Informationen:
Ausleihe von Medien