Geschäftsgang für elektronische Zeitschriften

Geschäftsgang für Netzpublikationen, exemplarisch beschrieben für elektronische Zeitschriften. Die Frage der langfristigen Verfügbarkeit (Archivierung) bleibt dabei zunächst unberücksichtigt.

Für die Klärung konkreter Einzelprobleme wurde in der BSB eine abteilungsübergreifende Koordinierungsgruppe eingerichtet, die sich einmal monatlich trifft.

Erwerbung

1. Erwerbungsprofil

Neben der Ausrichtung an den inhaltlichen Auswahlkriterien für gedruckte Zeitschriften definiert sich das Erwerbungsprofil, wie es im Kontext elektronischer Medien verstanden wird, auch über einige formale Kriterien, die sich aus medienspezifischen Besonderheiten ergeben. Dazu zählen einerseits verschiedene Kostenmodelle bzw. das Verhältnis Print / Onlineversion und andererseits der Umfang verfügbarer Information (z.B. Volltexte, Abstracts, Inhaltsverzeichnisse).

Derzeitige Erwerbungspraxis der BSB

• Nur Volltexte
• Elektronische Parallelausgaben, wenn im Preis für das Printabonnement enthalten
• Kostenpflichtige reine Online-Zeitschriften, wenn inhaltlich ins Erwerbungsprofil passend
• Aufpreispflichtige Online-Ausgaben in Einzelfällen zur Bestandsabrundung

In einigen Fällen bieten Verlage elektronische Parallelausgaben unabhängig vom Printabonnement an. Da das Archivierungsproblem bislang nicht zufriedenstellend gelöst ist, kann ein laufendes Printabonnement derzeit nicht zugunsten der elektronischen Version abbestellt werden.

Die Erwerbungspraxis im Bereich der SSG-Fächer wird auch von der künftigen Förderpolitik der DFG in bezug auf Netzpublikationen abhängen.

• Volltexte
• Ausgewählte Volltexte, Abstracts und Inhaltsverzeichnisse werden ohne Anspruch auf Vollständigkeit in die EZB eingebracht, in der sie derzeit nur über die Administrationsfunktion recherchierbar sind
• Elektronische Parallelausgaben, wenn im Preis für das laufende Printabonnement enthalten oder mit ausgewiesenem Aufpreis (letzteres ist im Einzelfall zu prüfen)
• Kostenpflichtige und kostenfreie reine Online-Zeitschriften

Über die Teilnahme an Konsortien werden Zeitschriftenpakete einzelner Anbieter zu speziellen Konditionen bezogen. Erwerbungsabstimmung im Bereich elektronischer Medien wird derzeit auf dem Weg solcher Einkaufsgemeinschaften praktiziert. Dem Abschluß von Konsortialverträgen geht eine Evaluierung der Bestandssituation der Teilnehmerbibliotheken voraus.

2. Erwerbungsunterlagen

• Verlagsprospekte
• Agenturmeldungen
• Auswertung von Verzeichnissen elektronischer Zeitschriften
• NewJour (http://gort.ucsd.edu/newjour/index.html): neue Titel durch e-Mail-Dienst
• ARL directory of electronic journals, newsletters and academic discussion lists (http://www.arl.org/scomm/edir)
• BVB-KAT-Einspeicherungsprotokolle der ZDB
• Durchsicht von EZB-Titeln, die lizenzpflichtig werden (sog. Nobody-Mails der EZB-Liste)
• Spezifische Quellen für SSG-Fächer
• Verlagsangebote / Konsortialangebote
• Nationalbibliographische Verzeichnisse

3. Lizenzvereinbarungen und Verhandlungen

3.1 Überprüfung von Lizenzvereinbarungen

• Licensing Digital Resources: How to avoid the legal pitfalls? = Lizenzierung digitaler Ressourcen: Wie können rechtliche Fallen vermieden werden? / ECUP, European Copyright User Platform. Deutsches Bibliotheksinstitut. Zweisprachige Ausg. - Dt. Bibliotheksinst., 1999 ; ISBN 3-87068-593-X
• http://www.eblida.org/ecup
• http://webdoc.sub.gwdg.de/ebook/aw/prinzliz/text.htm
• http://www.library.yale.edu/~llicense/index.shtml
• Musterverträge:
  http://www.uksg.org
  http://www.tib.uni-hannover.de/allginfo/ezul.htm#mustervertrag

a) Für Bibliotheken vorteilhafte Vertragsklauseln sind jene, die

• klare zeitliche Aussagen über die Vertragsdauer enthalten
• fair use für nicht-kommerzielle Fernleihe innerhalb des Urheberrechts zusichern
• die Lieferung von Archivmedien für - bzw. den dauerhaften Zugriff auf bezahlte Jahrgänge, über den Vertragszeitraum hinaus, gewährleisten. Derartige Archivierungslösungen sind allerdings nur praktikabel, wenn sie auf die technischen Möglichkeiten der Bibliothek abgestimmt sind.
• das Erscheinen der elektronischen gegenüber der gedruckten Version ohne zeitliche Verzögerung gewährleisten
• registrierten Benützern und nicht-registrierten Benützern (walk-in user) den internen Zugriff innerhalb der Bibliotheksräume gestatten
• die Abbestellung von Mehrfachexemplaren zulassen
• den IP-Check als ausschließliche Zugangskontrolle akzeptieren
• Nutzungsstatistiken anbieten, ggf. diese den Bibliothekswünschen anpassen
• rasche Antwortzeiten vorsehen und garantieren

b) Für Bibliotheken nachteilige Vertragsklauseln sind jene, die

• eine verbindliche Verknüpfung des Bezugs der gedruckten und der elektronischen Form ausdrücken
• nicht das deutsche Recht zugrunde legen
• die Zuständigkeit eines deutschen Gerichts nicht anerkennen
• das Zugrundelegen des deutschen Urheberrechts ablehnen
• zur Geheimhaltung der Vertragsbedingungen auffordern und damit im Widerspruch zu deutschen Gesetzen der Marktfreiheit stehen
• die Unkündbarkeit des Vertrages vorsehen
• keine Garantie vor Fremdforderungen (z.B. der Autoren) bieten
• die Haftung der Bibliothek übertragen (z.B. im Fall von Missbrauch durch Benützer)
• nicht eindeutige Begriffe enthalten (z.B. "angemessen")
• die Entschädigung für Leistungsstörungen ausschließen
• keinen Fernzugriff für registrierte Benützer der Bibliothek zulassen (für nicht-registrierte Benützer sind gesonderte Vereinbarungen notwendig)

Die Bibliothek erhält im Zuge der Freischaltung von Verlags- oder Agenturseite vorgegebene Vertragsbedingungen, die bisher im großen Ganzen akzeptiert werden. Es existieren zwei gängige Varianten:

a) Lizenz als Vertragsformular: Wird ein Vertrag zur Unterschrift vorgelegt, besteht die Möglichkeit, bestimmte Klauseln vor Unterzeichnung zu klären, zu präzisieren oder zu streichen, z.B. das Nicht-Akzeptieren von Passwörtern, das Klarstellen von bibliotheksspezifischen Besonderheiten (walk-in user).
Wünschenswert wäre, dem Anbieter zusätzlich zum unterzeichneten Vertrag einen bibliothekseigenen Lizenzvertrag zur Gegenzeichnung zuzusenden.

b) Lizenz integriert in das elektronische Produkt: Häufig werden die Nutzungsbedingungen (meist weniger detailliert als Vertragstexte) in elektronischer Form dem Bibliothekar bzw. Benützer, einmalig bei der Freischaltung oder zusätzlich vor jedem Nutzungsvorgang, zur Anerkennung "vorgelegt". Nur bei Bestätigung erhält man den Volltextzugriff.
Nach solchen Bestätigungen wäre es wünschenswert, dem Anbieter einen biblio-thekseigenen Lizenzvertrag mit der Erklärung zuzusenden, dass die Bibliothek die Bedingungen nur insoweit akzeptiert, wie der Anbietervertrag nicht mit dem Bibliotheksvertrag kollidiert. Dies wäre die einzige Möglichkeit für Bibliotheken, aktiv die Formulierung der Vertragsbedingungen mitzugestalten.

3.2 Verhandlungen

3.2.1 Konsortien

• Fernzugriff für registrierte Benützer
  Wenngleich der Fernzugriff für registrierte Benützer, sofern die technischen Möglichkeiten vorhanden sind (Proxy-Lösung für Campus oder Einsatz von Ultra*-Access), in einem Standardlizenzvertrag enthalten sein sollte, muss im Falle einer Einrichtung wie der Bayerischen Staatsbibliothek, die über keine definierbare Nutzerklientel verfügt, in der Regel über diese Möglichkeit nachverhandelt werden.
• Dokumentlieferung und (kostenpflichtiger) Fernzugriff für nicht-registrierte Benützer
  Da Dokumentlieferung auf der Grundlage der elektronischen Version bzw. der Direktzugriff für nicht-registrierte Benützer über Ultra*Access in den Standardlizenzverträgen nicht zugelassen ist, müssen darüber eigene Verhandlungen geführt werden. Dabei wird mit dem Verlag mangels pauschaler gesetzlicher Vergütungsregelungen ein Preis pro Artikel vereinbart, der auf diesem Wege dem Endnutzer zur Verfügung gestellt wird. Diese speziellen Verhandlungen sind in erster Linie im Rahmen der Sondersammelgebiete im Sinne der Verpflichtung zur überregionalen Literaturversorgung relevant. In welchem Umfang diese Verhandlungen in Zukunft geführt werden, hängt von der künftigen Förderpolitik der DFG ab.
• Überschneidung von IP-Ranges mehrerer Institutionen
• Unterschiedliche Standorte einer Institution (z.B. zwei Städte)
• Lieferung von Metadaten für Bibliothekskataloge

Falls beim Registrierungsvorgang eine Bestätigung vorgegebener Lizenzbedingun-gen zwingend erforderlich ist, wäre es wünschenswert, dem Anbieter künftig zusätzlich einen bibliothekseigenen Lizenzvertrag zuzuschicken (vgl. dazu 3.1).

4.1 Direktregistrierung beim Verlag

a) Registrierung über Subskriptionsnummern

• Anforderung der Subskriptionsnummer bei der Agentur oder direkt beim Verlag; teilweise zusätzlich "Authentication Code" erforderlich
• Online-Registrierung mit Angabe der IP-Adressen der Bibliothek und Benennung einer Kontaktperson; ggf. Vergabe eines Administrator-Passworts bzw. Zugangs-passworts
• Test an Benützer- und Mitarbeiter-PCs, ob Registrierung erfolgreich; ggf. erneute Kontaktaufnahme mit Verlag

b) Registrierung durch Meldung der IP-Adressen
Bei einigen Verlagen (z.B. Wiley) ist die Meldung der IP-Adressen ausreichend.

Nach den bisherigen Erfahrungen deckt sich die Liste der freigeschalteten Zeitschriften, die der Bibliothek in einigen Fällen zugestellt wird, oftmals nicht vollständig mit den tatsächlichen Abonnements, so dass ein weiterer Kontakt mit dem Verlag erforderlich ist.

4.2 Registrierung durch Agentur

4.2.1 Agentur als Vermittler

Bei Nutzung eines Konsolidierungsservice (wie z.B. FAST) ist die Registrierung durch die Agentur zwingend, da die Bibliothek als Kunde anhand der Subskriptions-nummer vom Verlag nicht identifiziert werden kann.

Darüber hinaus kann mit der Agentur vereinbart werden, bei den entsprechenden Verlagen laufend den Zugang für alle kostenfreien Online-Versionen von Printzeit-schriften anzufordern. Die Rückmeldung über die Freischaltung sollte über die Agentur erfolgen. Überwachung bzw. Reklamation durch die Bibliothek bleibt aber notwendig, da der Informationsfluss über die Agentur oft unzureichend und zeitlich verzögert ist.

4.2.2 Agentur als Anbieter

Ein regelmäßiger Abgleich der Abonnementdaten durch die Agentur sowie die Überwachung durch die Bibliothek sind erforderlich.

5. Verwaltung und Verzeichnung elektronischer Zeitschriften

5.1 EZB

5.2 Erwerbungsdatenbank zur Dokumentation erwerbungsspezifischer Daten

• Erfolgt die Registrierung beim Anbieter oder durch Agentur?
• Kundennummer, Subskriptionsnummer, Passwörter; ggf. URL
• Nutzungseinschränkungen, ggf. Befristung
• Ansprechpartner

5.2 Kardex

Bei Bearbeitung im Zeitschriftenlesesaal erfolgt der Eintrag im Kardex nach der Freischaltung in der EZB.

Bei Bearbeitung in Erwerbung / Elektronische Medien (E / EM) wird der Titel der elektronischen Zeitschrift an die Erwerbung / Zeitschriftensaal (E / ZS) zum Verzeichnen im Kardex per e-Mail gemeldet.

5.4 Ultra*Access

• Analyse der Struktur der Anbieterseiten und Anlegen eines neuen Eintrags in Ultra*Access (in Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet EDV und der Firma R+R)
• Verknüpfung des Anbietereintrags mit Nutzergruppen und Kriterien für die Zugangsprüfung (IP-Check, Passwort)

6. Laufende "Pflegearbeiten"

• Zugriffskontrolle an Lesesaal- und Mitarbeiter-PCs
• Inhaltliche Linkpflege in der EZB
• Eine arbeitsteilige Überarbeitung der Links in der EZB kann allenfalls im Bereich der Sondersammelgebiete übernommen werden.
• Inhaltliche Pflege von Ultra*Access
• Pflege der Readme-Seiten, z.B. Hinweise zu Möglichkeiten des externen Zugriffs oder der Dokumentlieferung
• Veränderungen durch Verlagswechsel, Abbestellungen, Auslaufen eines Lizenzvertrags (auch Konsortialvertrags) usw. in allen Nachweisinstrumenten nachvollziehen
  Eventuelle Veränderungen müssen jeweils gezielt zum Jahreswechsel überprüft werden.

7. Aufbereitung und Auswertung von Zugriffsstatistiken (abteilungsübergreifend)

Erschließung

8. EZB

• Neuaufnahme des Zeitschriftentitels nach EZB-Konventionen; dabei Erfassen der ZDB-Nummer, falls durch Recherche in BVB-KAT bzw. ZDB bereits bekannt
• Freischalten lizenzierter Zeitschriften (gelbe Ampel); dabei ggf. Korrektur des EZB-Satzes, z.B. Erfassen der ZDB-Nummer, falls durch Recherche in BVB-KAT bzw. ZDB bereits bekannt

9. Neuaufnahme in der ZDB nach ZETA-Konventionen

Parallel zu Printausgaben erscheinende elektronische Zeitschriften erhalten stets eine eigene Titelaufnahme und werden in Fußnotenfeldern mit den Aufnahmen für die Printausgabe verknüpft.

In der Titelaufnahme werden die für die elektronische Ressource geltenden materialspezifischen Codes (PICA-Feld 1101, Pos. 1-4), die allgemeine Materialbenennung "Elektronische Ressource" (PICA-Feld 4000) und die URL der Homepage der elektronischen Zeitschrift (PICA-Feld 4085 u) erfasst.

Kostenfrei zugängliche elektronische Zeitschriften werden in der Titelaufnahme als solche gekennzeichnet ("Lizenzfrei" im PICA-Feld 4085 z ...).

Die Frontdoor-URL kann in der Titelaufnahme angegeben werden.

10. Katalogisierung in BVB-KAT

10.1 BVB-KAT-Kurzaufnahme

Obligatorisch ist die Belegung des Feldes 572z (ZDB-Nummer), um die Überschreibung des BVB-KAT-Titelsatzes durch den ZDB-Titelsatz zu gewährleisten (vgl. KKB (Teil 4), Periodika, S. 4/5).

10.2 Anlegen eines EBB-z-Satzes (BIK 09900039; Kennung 001/Elber)

• Feld A03 (Bestand): Elektronische Zeitschrift (vorbelegt; kann nicht geändert werden)
• Feld A05 (Kommentar zu A07 bzw. A09): URL (i.d.R. URL der EZB-Frontpage, wobei der letzte Teil der URL aus der ZDB-Nummer besteht)
• Feld A07 (Magazinsignatur) oder A09 (Standortsignatur): Internet-Dokument (vorbelegt; kann nicht geändert werden)
• Feld A11 (Standort): WWW (vorbelegt; kann nicht geändert werden)
• Feld A14 (Interna): Matrix zur Steuerung des Replikationsverfahrens für die lokalen Systeme (Matrix kann von jeder Teilnehmerbibliothek geändert werden)
• Feld A21 (lokale Schlüssel): Gruppenkennzeichen als Erfassungshilfe für oben genannte Matrix (2 Großbuchstaben)
  Als Gruppenkennzeichen sind derzeit festgelegt:
  • AP Konsortialvertrag Academic Press
  • EZ Einzellizenz und in der EZB enthalten
  • LF kostenfrei und in der EZB enthalten
  • KF kostenfrei, nicht in der EZB enthalten

10.3 Ggf. Erfassen der ZDB-Nummer im EZB-Datensatz (falls bei Erwerbung nicht erledigt)

10.4 Korrigieren eines EBB-z-Satzes

• falls bereits von einer anderen Bibliothek ein EBB-z-Satz angelegt wurde
• falls der Zugriff auf eine Zeitschrift nicht mehr möglich ist

10.5 Sacherschließung

bzw. Weitergabe des BVB-KAT-Ausdrucks an den Schlagwortkatalog

Benützung

11. Zugriff auf elektronische Zeitschriften

• über BVB-KAT oder BVB-KAT/R
• über den BVB-WWW-OPAC
• über den lokalen OPAC (JAVA- bzw. HTML-Version); im HTML-OPAC werden derzeit die Links noch nicht korrekt umgesetzt; wurde als Fehlermeldung an SISIS weitergegeben
• über eine SIKIS-Datenbank, die im Rahmen des DFG-Projektes "Überregionale Bereitstellung elektronischer Zeitschriften im Bereich geisteswissenschaftlicher Sondersammelgebieten" aufgebaut wurde
• über die Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB)
• über den direkten Zugriff auf die Datenbanken der Anbieter bzw. Agenturen über die Webseiten der Bibliothek http://www.bsb-muenchen.de/datenb/elzs.htm; in den Datenbanken der Anbieter bzw. Agenturen ist neben der Ermittlung von Zeitschriftentiteln auch eine Recherche auf Aufsatzebene möglich; sie erfüllen damit die Funktion von bibliographischen Datenbanken zur Ermittlung neuester Literatur.

Die Möglichkeit eines externen Zugriffs auf die Volltexte ist abhängig von speziellen lizenzrechtlichen Vereinbarungen mit den einzelnen Verlagen. Weitere Voraussetzung ist die Authentifizierung über eine Benützernummer. Die Kontrolle der Zugangsberechtigung kann durch den Einsatz von Ultra*Access gewährleistet werden.

Probleme ergeben sich durch potenzielle Änderungen von Links und dadurch, dass der langfristige Zugriff auf elektronische Zeitschriften derzeit nicht gesichert ist.

12. Aufgaben der Benützungsabteilung

12.1 Information der Benützer und Mitarbeiter

• Auskunft und Hilfestellung beim Zugriff auf elektronische Zeitschriften an den Infos 1 bis 3
• Benützer- und Mitarbeiterschulungen in Zusammenarbeit mit der Erwerbungs- und Katalogabteilung
• Hotline bei Fragen und Zugriffs-Problemen der Benützer oder bei Systemstörungen in Zusammenarbeit mit der Erwerbungsabteilung und dem Sachgebiet EDV

12.2 Erstellen von schriftlichen und elektronischen Informationsmaterialien

• Erstellen, Pflege und laufende Ergänzung der Webseiten inkl. IP-geschützter Webseiten
• Erstellen von Readme-Seiten für lizenzpflichtige EZB-Titel
• Seiten für Zugangs- und Nutzungsbedingungen
• Anbieterspezifische Beschreibung der Bedingungen für elektronische Fernleihe und Dokumentlieferung
• Festlegen des Ankers für Readme-Seiten in der EZB
• Erstellen von Informationen für Benützer, Mitarbeiter des Infoteams und Hausangehörige, z.B. http://www.bsb-muenchen.de/datenb/ejhilfe.htm
• Werbematerialien: Erstellen von Infoblättern und Kurzanleitungen

12.3 Fernleihe und Dokumentlieferung

Für die Fernleihe und Dokumentlieferung per Post, Fax oder auf elektronischem Weg (e-Mail, FTP) muss auf die gedruckte Ausgabe zurückgegriffen werden. In einigen Fällen ist die Verwendung eines Datenbankausdrucks zum Zweck der Fernleihe und Dokumentlieferung gestattet.

Die elektronischen Volltexte ausgewählter Zeitschriften in den Sondersammelgebieten der BSB (Geschichte, Klassische Altertumswissenschaft, Vor- und Frühgeschichte, Musikwissenschaft) können gegen Entgelt bestellt werden. Dabei haben externe Nutzer durch den Einsatz von Ultra*Access direkten und unmittelbaren Online-Zugriff auf die gewünschten elektronischen Aufsätze. Aufgrund lizenzrechtlicher Vorgaben der Verlage dürfen diese Aufsätze mit wenigen Ausnahmen nur Nutzern mit Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland zugänglich gemacht werden. Eine aktuelle Titelliste ist über die Homepage der BSB erreichbar:
http://www.bsb-muenchen.de/ejournal/bestell.htm.

EDV

13. Allgemeines

Die Bereitstellung von DV-Infrastruktur für den Zugang zu Netzpublikationen ist in diesem allgemeinen Auftrag enthalten. Z/IT stellt also alle notwendigen Geräte, Software allgemeiner Natur, logische Netze sowie die Leitungswege mit den entsprechenden allgemein-technischen und sicherheitstechnischen Beregelungen zur Verfügung. Z/IT wartet alle einschlägigen Anlagen und hält Software auf einem aktuellen Stand. Nötigenfalls schließt Z/IT Wartungsverträge und Software-Pflegeverträge ab, ruft ggf. Leistungen daraus ab und kontrolliert diese. Die nötigen Haushaltsmittel werden von Z/IT berechnet und in die Haushaltsplanungen eingebracht.

14. Spezifika der Netzpublikationen

Z/IT klärt technische Probleme auf der Ebene Netz-/ Systemadministration zwischen den Anbietern elektronischer Ressourcen offsite (z.B. e-journals) und den Verwaltern solcher Systeme onsite (z.B. CD-Netz; Website).

Z/IT berät die mit der Bereitstellung von Netzpublikationen befassten Personen bei Problemen der Anwender als Second Level Support und organisiert erforderlichenfalls Schulungen.

Z/IT überwacht die einschlägigen Systeme und plant entsprechend dem technischen Fortschritt und den sich ändernden Anforderungen an Kapazität und Performanz.

Z/IT ist für die technischen Schnittstellen zum BVB zuständig.

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