Die Nutzung des Bildarchivs richtet sich, soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen wird, nach der   Allgemeinen Benützungsordnung der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken (ABOB) vom 18. August 1993 (GVBl S. 635). Insbesondere wird auf §9 Abs.4 und §24 hingewiesen. Die Benutzung bedarf einer besonderen Vereinbarung, ist genehmigungs- und in der Regel kostenpflichtig.
Die Bayerische Staatsbibliothek stellt Bildmaterial grundsätzlich nur zu den nachfolgenden Bedingungen zur Verfügung. Abweichende Regelungen bedürfen einer vorherigen ausdrücklichen Vereinbarung. Geschäftsbedingungen des Bestellers werden nicht Vertragsinhalt

Das Bildmaterial wird dem Besteller nur leihweise auf Zeit überlassen. Es bleibt Eigentum der Bayerischen Staatsbibliothek und ist ohne Aufforderung fristgerecht zurückzugeben; die Frist kann auf Antrag verlängert werden.
Die Bayerische Staatsbibliothek überlässt die Materialien grundsätzlich nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Handelt es sich bei den zur Verfügung gestellten Materialien um solche, die den Tatbestand der §§ 86 und 86a StGB erfüllen, so werden sie ausdrücklich nur für folgende Zwecke entliehen: Staatsbürgerliche Aufklärung, Abwehr verfassungswidriger Bestrebungen, Kunst, Wissenschaft, Forschung, Lehre, Berichterstattung über Vorgänge des Zeitgeschehens oder ähnliche Zwecke.
Der Besteller wird nachdrücklich darauf hingewiesen, dass er bei der Nutzung der Materialien verpflichtet ist, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Die Abbildungen werden nur für den jeweils vereinbarten Verwendungszweck überlassen. Jede Art der Verwendung bedarf der Zustimmung der Bayerischen Staatsbibliothek. Die dazu erforderlichen Angaben (s.u. Entgelte) sind vorab zu leisten.
Ohne vorherige Zustimmung der Bayerischen Staatsbibliothek darf Bildmaterial nicht gespeichert, reproduziert, archiviert, dupliziert, kopiert, verändert oder auf andere Weise genutzt werden (z.B. Weitergabe an Dritte).

Die Bayerische Staatsbibliothek haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Der Besteller haftet bei Ausleihe für die unversehrte Rückgabe und die vertragsgemäße Verwendung des Bildmaterials sowie für alle aus der Verwendung resultierenden Forderungen. Für verlorene oder beschädigte Abbildungen ist Schadenersatz zu leisten. Dadurch erwirbt der Entleiher aber weder Eigentum noch Rechte an diesem Material. Bei nachträglicher unversehrter Rückgabe werden diese Beträge nach Abzug eines Blockierungsentgelts erstattet. Ein weitergehender Schadenersatzanspruch der Bayerischen Staatsbibliothek ist dadurch nicht ausgeschlossen. Dem Besteller bleibt es vorbehalten, im Einzelfall eine geringere Schadenssumme nachzuweisen.
Bei Fristüberschreitung wird ein Blockierungsentgelt erhoben.

Für die Wahrung von Rechten Dritter (z.B. Persönlichkeitsrechte, Urheberrechte) ist der Besteller verantwortlich. Dies gilt nicht für Rechte, die die Bayerische Staatsbibliothek dem Besteller ausdrücklich überträgt.

Der Besteller ist verpflichtet, bei jeder Veröffentlichung von Bildmaterial folgenden Nachweis zu erbringen: Bayerische Staatsbibliothek München

Zahlungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnungen ohne Abzug zu leisten. Näheres wird durch das Kostenrecht des Freistaats Bayern geregelt. Eventuell anfallende Steuern, Kursschwankungen, Zinsabschläge, Bankspesen und sonstige Abzüge sind in jedem Fall vom Kunden zu tragen.
Von Zahlungen vor Rechnungserhalt ist abzusehen.

Bei Ausleihe wird ein Bearbeitungsentgelt (Porto inklusive; Sonderversand über Kurier geht zu Lasten des Kunden) erhoben, dessen Höhe von der Anzahl der gelieferten Fotografien abhängig ist. Werden vom Besteller fotografische oder reprotechnische Arbeiten veranlasst, hat er die Kosten zu tragen.
Diese werden unabhängig von Nutzungsentgelten erhoben; ihre Bezahlung bedingt weder Nutzungs- noch Eigentumsrechte.

Jede Art der Verwendung von Bildmaterial der Bayerischen Staatsbibliothek ist entgeltpflichtig. Die Höhe des Entgelts richtet sich nach Verwendungszweck, Verbreitungsgebiet, Auflagenhöhe und Abbildungsgröße.
Entgeltvereinbarungen gelten pro Bild und nur für den vereinbarten Verwendungszweck. Eine darüber hinausgehende Nutzung (wie Lizenzvergaben, Neuauflagen, Erweiterung des Verbreitungsgebiets) ist erneut entgeltpflichtig und bedarf der vorherigen schriftlichen Vereinbarung.
Bei Missachtung der Vertragsbedingungen werden zusätzliche Entgelte erhoben. Bei fehlendem oder falschem Herkunftsnachweis erhöht sich das Nutzungsentgelt auf das Doppelte. Wird Bildmaterial entgegen den getroffenen Vereinbarungen oder ohne Genehmigung verwendet, steht der Bayerischen Staatsbibliothek jeweils ein Mindestsatz in Höhe des fünffachen Nutzungsentgelts zu. Zur Anwendung kommt deutsches Recht. Gerichtsstand ist München.
Bei Veröffentlichung in Druckerzeugnissen wie in audiovisuellen Medien (CD-ROM, Video u.ä.) bittet das Bildarchiv der Bayerischen Staatsbibliothek um ein Belegexemplar.
In besonderen Fällen können abweichende Vereinbarungen getroffen werden.