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Gutachten
Untersuchungsbericht zur Übernahme der Zentralbibliothek der Bayerischen Kapuziner in Altötting (ZBAÖ) durch die Universitätsbibliothek Eichstätt-Ingolstadt
Ziel und Vorgehensweise der Untersuchung
Als Fachbehörde für das Bibliothekswesen in Bayern wurde die Bayerische Staatsbibliothek vom Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst mit der Untersuchung der Anfang 2007 in den Medien erhobenen Vorwürfe beauftragt, die Universitätsbibliothek der Universität Eichstätt-Ingolstadt habe wertvolle Bücher aus dem Bestand der 1999 übernommenen Zentralbibliothek der Kapuziner in Altötting (ZBAÖ) entsorgt und damit massenweise Kulturgut vernichtet. Die Untersuchung wurde unter Mitwirkung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt durchgeführt und ist abgeschlossen. Sie ist unabhängig von dem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren, das von der Staatsanwaltschaft Ingolstadt eingeleitet worden ist.
 
Der Sachverhalt wurde primär anhand eines umfangreichen Fragenkatalogs ermittelt. Dieser war gerichtet an die Mitarbeiter der Universitätsbibliothek Eichstätt-Ingolstadt, die mit den Kapuzinerbeständen befasst waren, sowie an die Leiterin der Universitätsbibliothek Eichstätt-Ingolstadt und den ehemaligen Leiter. Eine vertrauliche Behandlung der Antworten wurde zugesichert. Bei der Auswertung zeigte sich teilweise Präzisierungsbedarf bzw. es ergaben sich weiterführende Fragestellungen. Diese wurden schriftlich bzw. in Gesprächen geklärt. Ein Ortstermin in Eichstätt diente neben der ergänzenden Befragung der Beteiligten dem Augenschein der Örtlichkeiten und Bestände. Auch die 12 der Polizei übergebenen „Container-Bücher“ wurden bei der Staatsanwaltschaft in Augenschein genommen.
Nach Auswertung dieser Informationsquellen und der Akten ergibt sich für die Bayerische Staatsbibliothek Folgendes:
 
Planungsgrundlage der Übernahme der ZBAÖ
Die Planungsgrundlage der Übernahme der ZBAÖ war das Gutachten der UB Eichstätt-Ingolstadt von 1998 „Empfehlungen über eine künftige Verwendung der Zentralbibliothek der Bayerischen Kapuziner in Altötting“. Ziel war die Übernahme des gesamten Bestands mit Ausnahme von Doppelstücken (Dubletten). Der Umfang des Bestands wurde mit ca. 300.000 Bänden angenommen, davon 40.000 bereits ausgesonderte Doppelstücke. Hinsichtlich der Lagerung in Altötting wurde festgestellt, dass mindestens ein Drittel des Bestandes unter klimatisch und konservatorisch ungünstigen Bedingungen gelagert war. Man ging von ca. 100.000 Bänden bis zum Erscheinungsjahr 1800, also mit potentiell staatseigenen Bänden, aus. Nach einer stichprobenartigen Prüfung rechnete man bei dem Bestand bis 1800 mit einem Anteil von 50% Dubletten, bei den 160.000 Bänden nach 1800 mit ca. 70%. Es wurde von einem Bestandszugang von ca. 50.000 Bänden bis 1800 und ca. 45.000 nach 1800, also insgesamt von etwa 95.000 Bänden ausgegangen. Es wurde vorgeschlagen, den Erlös aus dem Verkauf von den ca. 200.000 auszusondernden Bänden zusätzlich zur Finanzierung der Übernahme heranzuziehen. Als Raumbedarf für den Bestandszugang wurde von ca. 3.200 lfd. Regalmeter ausgegangen. Es hieß weiterhin, dass die UB über keinerlei freie Magazinkapazität verfüge und die Flächen zusätzlich bereitgestellt werden müssten. Als Personalzusatzbedarf für die Übernahme wurden 5 Stellen gehobener Dienst und 2 Stellen mittlerer Dienst für fünf Jahre angesetzt.
 
Rechtliche Grundlagen der Übernahme der ZBAÖ
Die Übernahme der ZBAÖ erfolgte aufgrund des Überlassungsvertrags vom 25. Juni 1999 zwischen der Provinz der Bayerischen Kapuziner und der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt. Hinsichtlich der staatlichen Bestände stimmte die Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken diesem Vertrag zu.
 
Kernpunkte des Überlassungsvertrages:
§ 1 Abs. 1 „Die Kapuzinerprovinz überträgt der Universität die Bestände ihrer in Altötting untergebrachten Zentralbibliothek mit einem Umfang von ca. 300.000 Bänden. Hierbei sind die im Eigentum des Freistaats Bayern stehenden Bände mit eingeschlossen (ca. 10% des Gesamtbestandes).“
 
§ 2 Abs. 2 „Vor Überführung der Bestände nach Eichstätt wird die Universitätsbibliothek Eichstätt prüfen, welche Teile des Bestands vorab ausgeschieden werden und ggf. veräußert werden können. Der Erlös fließt der Kapuzinerprovinz zu, die ihn für die Durchführung der Übernahme zur Verfügung stellen wird; dies gilt nicht für den Verkauf von Bänden, die im Eigentum des Freistaats Bayern stehen (vgl. § 5)“
 
§ 4 Abs. 2 „ Die Universitätsbibliothek Eichstätt wird die vorstehende bibliothekarische Aufarbeitung nach Maßgabe ihrer personellen und sächlichen Kapazitäten innerhalb von ca. 10 Jahren zu bewerkstelligen suchen. Sie wird die Bestände bis zu ihrer Aufarbeitung sicher aufbewahren.“
 
§ 5 Abs. 1 „Erst im Zuge der bibliothekarischen Aufarbeitung der Bestände kann das Eigentum an den Büchern im Einzelfall bestimmt werden. Als staatliches Eigentum haben hierbei in der Regel alle bis zum Jahre 1802 erschienenen Bände zu gelten, die nach 1802 im Besitz eines sog. Zentralklosters („Aussterbeklosters“) verblieben sind. Diese Bestände verbleiben im Eigentum des Freistaats Bayern und werden auf der Grundlage der Vereinbarung zwischen dem Freistaat Bayern, der Stiftung Katholische Universität Eichstätt und dem Bischöflichen Seminar St. Willibald Eichstätt vom Oktober 1981 als Dauerleihgabe in die Universitätsbibliothek Eichstätt eingegliedert und entsprechend kenntlich gemacht.“
Erg. Anmerkung: oben genannte Vereinbarung sagt dazu:
„…als Dauerleihgabe. Die staatlichen Buchbestände …sind als Eigentum des Staates zu kennzeichnen und gesondert zu inventarisieren.“ (§ 2)
„…untersteht die Universitätsbibliothek, soweit die staatlichen Buchbestände … betroffen sind, der fachlichen Aufsicht der Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken; insofern besteht ein fachliches Weisungsrecht.“ (§ 4 Abs. 3)“
 
§ 6 Abs. 2 „Die Kapuzinerprovinz wird der Universitätsbibliothek Eichstätt Mittel für die Beschäftigung eines Diplombibliothekars/Diplombibliothekarin (BAT Verg. IVb) auf die Dauer von fünf Jahren zur Verfügung stellen.“
 
§ 7 Satz 2 „Die Kapuzinerprovinz wird deshalb der Stiftung in künftigen Fällen der Auflösung einer Klosterbibliothek die Übernahme dieser Bestände zu den obenstehenden Bedingungen vorrangig anbieten.“
 
Die Zusage von Personalmitteln zur Bearbeitung des Bestandes (§ 6 Abs. 2) wurde in den folgenden Jahren erweitert. So wurde die Finanzierung einer Bibliothekarstelle des mittleren Dienstes für die Zeit vom 1. Februar 2001 bis 31. Januar 2006 zugesagt und später die Finanzierungszusage für beide Stellen (BAT Vb und BAT VII) um weitere drei Jahre verlängert. Diese Personalmittel sind derzeit noch nicht vollständig ausgeschöpft.
 
Erläuterung zu § 5 des Überlassungsvertrags (Eigentumszuordnung)
Grundsätzlich wäre für jedes Buch, das bis Anfang des 19. Jahrhunderts erschienen ist, die Eigentumsfrage zu klären gewesen. Der säkularisierte Bestand wäre als Eigentum des Freistaats Bayern, der übrige Bestand als Eigentum der Stiftung Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt zu betrachten. Dabei wird von dem Grundsatz ausgegangen, dass alle Bücher, die sich zur Zeit der Säkularisation eines Klosters dort befunden haben, als verstaatlicht zu gelten haben. Historisch und fachlich ist die konkrete rechtliche Zuordnung sehr schwierig. Folgende Punkte sind zu berücksichtigen: Wegen des sehr regen Büchertausches zwischen den Konventen ist eine Rekonstruktion der Eigentumsgeschichte häufig weitgehend unmöglich. Pater Dr. Alfons Sprinkart, der letzte Bibliothekar der Kapuziner in Altötting, hatte anhand von Provenienzvermerken, Katalognachweisen und der Wanderungsgeschichte eines Bandes versucht, eine zuverlässige Eigentumszuordnung der Bücher zu erreichen, war in der Mehrzahl der Fälle aber nicht über eine Zuordnung zu einer eigenen Gruppe "Dubia" („Zweifelsfälle“) hinausgekommen.
In der Säkularisation waren die Bibliotheken der Klöster nach München (Hofbibliothek) verbracht, vernichtet und in wenigen Fällen in den Klöstern verblieben. Bei den Kapuzinern blieben nur die Bibliotheksbestände, die sich in den sog. Aussterbeklöstern befanden. D.h. die Bücher, die den alten Provenienzvermerk eines Aussterbeklosters tragen, gelten als staatlich. Um den Bearbeitern in Eichstätt ein pragmatisches Vorgehen zu ermöglichen, wurde die oben genannte Regelung in § 5 des Überlassungsvertrags getroffen und die Bücher als staatliches Eigentum definiert, die den Besitzvermerk eines der ehemaligen Zentralklöster tragen, sofern keine andere Eigentumsgeschichte evident ist. Weitere Recherchen der UB Eichstätt-Ingolstadt führten dazu, dass von der Grundannahme „Bestand ehemaliger Zentralklöster“ historisch bedingte Ausnahmen zu machen sind, z.B. für Konvente, die nach der Säkularisation Bestände vom Staat als Eigentum zurückerworben hatten oder Teile ihrer früheren Bestände als Dubletten von der Hofbibliothek oder von Dritten wieder geschenkt bekommen hatten oder generell für die Klöster der Fränkischen Kapuzinerprovinz, für die anderer Rechtsverhältnisse galten und die ihre Bestände als Eigentum behalten hatten. Schließlich blieben folgende Klöster, deren vor 1802 dem Kloster gehörende Bibliotheksbestände als staatlich anzusehen sind: Burghausen, Dillingen, Laufen a. d. Salzach, Türkheim, Wemding und Altötting St. Anna (St. Konrad, wenn nachweisbarer Besitz der Altöttinger Franziskaner). Nach Rücksprache mit der Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken ging die UB Eichstätt-Ingolstadt davon aus, dass alle bis 1800 erschienenen Bücher mit altem Provenienzvermerk eines der oben genannten Konvente als staatliches Eigentum zu behandeln sind, alle übrigen als nichtstaatliches. Provenienzgeschichtliche Fehlzuweisungen wurden dabei in Kauf genommen. Man ging aber davon aus, dass die Zuordnungsirrtümer sich insgesamt ausgleichen und im Endergebnis beide Seiten schadlos ausgehen dürften. Als zeitliche Grenze des Erscheinens wurde 1800 angesetzt.
 
Art, Umfang und Zustand des Bestands der ZBAÖ
Beim Bestand der ZBAÖ handelt es sich nicht um einen historisch gewachsenen Bestand oder eine Gesamtheit von kompletten ehemaligen Klosterbibliotheken. Vielmehr handelt es sich um ein Konglomerat von Bibliotheksteilen aus rund 20 aufgelösten Konventsbibliotheken, soweit deren Bestände nicht von anderen Konventen übernommen waren, sowie um Aussonderungen aus noch bestehenden Konventen. Der Begriff „Zentralbibliothek“ ist insofern irreführend. Die Zentralbibliothek diente seit 1977 in Altötting als zentrales Auslagerungsmagazin der Bayer. Kapuzinerprovinz für Bestände, die aus anderen Konventen ausgesondert wurden, weil sie nicht mehr benötigt oder die Konvente aufgelöst wurden.
Die Literaturauswahl des Prediger- und Missionsordens der Kapuziner ist von Werken der praktischen Theologie bestimmt. Die Erfordernisse waren in allen Niederlassungen gleich gelagert, so dass auch die Literatur häufig identisch war, mit der Folge, dass sich viele Titel in einer großen Zahl von Mehrfachexemplaren in den Konventen befanden und in die ZBAÖ kamen. So etwa bei den Nachschlagewerken (z.B. Lexikon für Theologie und Kirche, Meyer, Brockhaus), den Zeitschriften (z.B. Herderkorrespondenz, Stimmen der Zeit, Katholische Mission) und den Monographien im Bereich theologische Grundlagenliteratur, Erbauungsliteratur, Literatur über Mission, Kapuzinerheilige und Kapuzinerniederlassungen etc. Im Übrigen umfasste der übernommene Bestand auch etwa 400 vorwiegend neuere Handschriften, kapuzinische Archiv- und Nachlassmaterialien, Dias, Fotos, graphische Blätter etc.
Zudem kam noch der private Buchbestand der Ordensmitglieder bei ihrem Tod automatisch in die jeweilige Konventsbibliothek. Die ZBAÖ bestand daher auch zu einem beträchtlichen Teil aus Kriminalromanen, Trivialliteratur, Reiseführer, Taschenlexika, Ratgeberliteratur und ähnlichem.
Der Bestand war nicht nach staatlichem Bestand und kirchlichem Bestand getrennt. Teil des Bestands waren die 40.000 schon aussortierten Dubletten (s. o.). Sie waren im Rahmen eines Schenkungsvertrags von 1994 zwischen der Bayerischen Kapuzinerprovinz und der Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt bereits einmal mit anderen Werken nach Eichstätt gebracht und dort mit dem Bestand der UB Eichstätt-Ingolstadt (getrennt nach staatlichem und nichtstaatlichem Eigentum) abgeglichen worden. In Eichstätt bereits Vorhandenes wurde als Dublette ausgesondert und in Umzugskartons verpackt nach Altötting zurückgeschickt. Dieses Verfahren endete mit dem Tode von Pater Dr. Alfons Sprinkart im Jahr 1997. Bis dahin waren rund 1.500 Bände in den Besitz der UB Eichstätt-Ingolstadt übergegangen, davon 400 besonders wertvolle Bände als staatliches Eigentum, darunter 70 Inkunabeln. In Altötting lagerten die Dubletten unausgepackt und wurden größtenteils im Rahmen des Umzugs erneut nach Eichstätt gebracht. Ein Teil wurde noch 1999/2000 bereits in Altötting, bzw. dann in Eichstätt an Antiquare verkauft.
 
Zum Umfang des zur Übernahme anstehenden Bestandes liegen unterschiedliche Angaben vor: In dem Gutachten der UB Eichstätt-Ingolstadt von 1998 wird davon ausgegangen, dass es sich um ca. 300.000 Bände handelt, davon 40.000 bereits ausgesonderte Dubletten. Das wäre ein zu bearbeitender Bestand von 260.000 Bänden, davon ca. 100.000 Bände aus der Zeit vor 1800.
Der Überlassungsvertrag ging weiterhin von einem Umfang von 300.000 Bänden aus, schätzt aber den staatlichen Anteil geringer: „Hierbei sind die im Eigentum des Freistaats Bayern stehenden Bände mit eingeschlossen (ca. 10% des Gesamtbestandes)…“ Hier wird also nicht von 100.000 Bänden, sondern nur noch von 30.000 Bänden ausgegangen.
Der tatsächliche Bestandsumfang stellte sich bei Beginn der Übernahme im August 1999 um etliches größer dar (ca. 300.000 bis 400.000 Bände). Die UB Eichstätt-Ingolstadt erläutert dazu, dass es sich bei den genannten Zahlen nur um grobe Schätzungen gehandelt habe, da eine genaue Quantifizierung aufgrund der uneinheitlichen Lagerung der Buchbestände nicht möglich gewesen sei. Die Bestände hätten sich etwa in der zur Bibliothek umgebauten ehemaligen Brauerei in Regalen, aber auch z. T. hoch aufgestapelt in den Gängen zwischen den Regalen und im mehrstöckigen Treppenhaus befunden. Dazu seien noch mehrere Kellerräume gekommen mit Büchern in teilweise bis 3,5 m hohen Regalen, Regalgängen oder einfach übereinander gestapelt. Zudem diverse Schuppen und Verschläge im Gartengelände des Klosters. Zum Zeitpunkt der Schätzung waren auch noch nicht alle Bestände gesichtet worden. Dementsprechend grob sei auch die Differenzierung der Bände vor und nach 1802 anzusehen. Nach aktueller Einschätzung der UB Eichstätt-Ingolstadt ist nach dem derzeitigen Bearbeitungsstand und unter Berücksichtigung der ausgeschiedenen Dubletten und der in Altötting entsorgten verschimmelten Bücher (s. u.), davon auszugehen, dass sich die tatsächliche Anzahl der Bände vor 1802 wohl etwa bei etwa 60.000-75.000 bewegen wird. Genauer Aussagen dazu sind erst nach Abschluss der Bearbeitung möglich.
 
Der Bestand befand sich in großen Teilen in einem schlechten bis sehr schlechten Zustand, da erhebliche Teile aus Platzmangel längere Zeit in der ZBAÖ konservatorisch unzureichend aufbewahrt worden waren. Insbesondere der im Garten in verschiedenen Schuppen und Verschlägen gelagerte Bestand, aber teilweise auch der aus anderen Lagerstätten, war großteils wegen massiven Schimmelbefalls nicht mehr zu retten. Darüber hinaus gab es eine große Zahl angeschimmelter, verschmutzter (z.B. durch Mäuse- oder Vogelkot) und wurmstichiger oder beschädigter Bände. Im Übrigen befand sich der Bestand in einem mittelmäßig bis stark abgenutzten Zustand. Es war geplant, den kompletten Bestand ausnahmslos nach Eichstätt mitzunehmen. Wegen des gesundheitlichen Risikos, das von stark schimmelbefallenen Büchern ausgeht, wurden jeweils die am stärksten verschimmelten (u. a. der gesundheitsgefährdende Rotschimmel) und geschädigten Bände gleich vor Ort ausgesondert. Es gab Vorgaben des Instituts für Buchrestaurierung (IBR) zur Vorgehensweise. Die Mitarbeiter mussten bei den Arbeiten Mundschutz und Schutzanzüge tragen. Sie luden die Bände mit Schaufeln auf Schubkarren und entsorgten sie in Container. Insgesamt wurden 21 Container mit den am schlimmsten verschimmelten Büchern, fast ausschließlich Altbestand, mit einem Gesamtgewicht von 54,5t durch das Landratsamt Altötting kostenlos entsorgt. Weniger stark angeschimmelte und wurmstichtige Bände wurden in besonders gekennzeichneten Kartons verpackt und in Eichstätt gesondert aufbewahrt bzw. vorrangig behandelt und daher ohne Zwischenlagerung in die Handschriftenabteilung gebracht. Dieses Vorgehen wurde bei allen weiteren Transporten eingehalten. Eine Überprüfung auf Doppelstücke anhand des Katalogs von Eichstätt wurde in Altötting nicht vorgenommen.
Soweit wertvolle Bestände (Inkunabeln, Handschriften, Atlanten etc.) gefunden wurden, wurden diese ebenfalls separat verpackt und direkt in die Handschriftenabteilung gebracht.
 
Umzug
Bereinigt um die entsorgten hochgradig verschimmelten und beschädigten Bände und die schon verkauften Bände aus dem vorhandenen Dublettenbestand wurde der übrige Bestand ohne weitere Prüfung zwischen August 1999 und Januar 2000 nach Eichstätt gebracht.
Der Umzug wurde hauptsächlich in zehn, meist mehrtägigen Dienstreisen von jeweils mindestens vier Mitarbeitern der UB Eichstätt-Ingolstadt durchgeführt. Die Bücher wurden in Umzugskartons verpackt. Eine durchgängige Trennung nach Bestand vor und nach 1802 wurde nicht durchgeführt. Bei den ersten beiden Fahrten waren die Kartons auf Anraten des IBR mit säurefreiem Papier ausgeschlagen worden, um die Ausbreitung evtl. vorhandenen Schimmels auf weitere Kartons zu verhindern. Von der dritten Fahrt an unterblieb diese Sicherungsmaßnahme mit dem Argument „Zeitgründe“. Die Kartons wurden auf Paletten gesetzt und teilweise mit Folie umklebt. Eine Speditionsfirma transportierte die Kartons dann in 12 Fahrten mit Zugmaschine samt Anhänger nach Eichstätt. Insgesamt wurden 4090 Kartons von Altötting nach Eichstätt gebracht sowie die gesamte Regalanlage. Seit 18. Januar 2000 befinden sich alle Bände aus Altötting in Eichstätt. Noch während des Umzugs wurde die Erweiterungsoption des Vertrags bereits wahrgenommen und die Bestände des aufgelösten Klosters Vilsbiburg nach Eichstätt gebracht (80 Kartons). In den Jahren 2000-2002 kamen durch die Erweiterungsoption dazu die Bibliotheken der Klöster Passau (ca. 100 Kartons) und St. Magdalena (Altötting, ca. 200 Kartons) hinzu, sowie Mariabuchen (ca. 50 Kartons) und die Hausbibliothek St. Konrad (ca. 150 Kartons). Die Bestände aus Mariabuchen und der Hausbibliothek St. Konrad wurden gleich in die Handschriftenabteilung zur Bearbeitung gebracht und nicht mehr zwischengelagert. Die übrigen Bestände kamen in angemietete Lagerhallen.
Insgesamt waren damit für die Übernahme ca. 4670 Kartons zu bearbeiten. Die Kartons waren fabrikneu mit einer Tragkraft bis 50 kg. Man kann von einem geschätzten Fassungsvermögen 2,20 lfd. Meter Bücher pro Karton ausgehen. Legt man zugrunde, dass die Bücher und Broschüren von unterschiedlichster Größe waren - vom Folianten bis zum Kleinstschrifttum -, kann man von durchschnittlich 35 Büchern pro Meter ausgehen*, zzgl. teilweise Nichtbuchmaterialien wie CDs. Dies ergäbe etwa 360.000 Bände, davon etwa 315.000 direkt aus Altötting. Geht man bei der Berechnung von durchschnittlich etwa 100 Bänden pro Karton aus, ergäbe sich ein Gesamtbestand von annähernd 467.000, davon 409.000 direkt aus Altötting. Bei 75 Bänden pro Karton ergäbe sich ein Gesamtbestand von etwa 350.000 Bänden, davon ca. 307.000 aus Altötting direkt. Eine genauere Aussage lässt sich erst nach Abschluss der Bearbeitung treffen.
* Von 35 Büchern pro Meter geht der DIN-Fachbericht bei der Regalbedarfsberechnung aus.
 
Lagerung
Der erste Teil der Kartons wurde ungeöffnet im Untergeschoss des Kapuzinerklosters Eichstätt in der Turnhalle, in anderen Kellerräumen und im Treppenraum eingelagert. Die weiteren Lieferungen wurden in zwei angemietete Lagerhallen gebracht. Alt- und Neubestand wurden nicht getrennt. Die gekennzeichneten Kartons mit angeschimmelten oder wurmstichigen Büchern wurden in die Handschriftenabteilung gebracht und dort nach und nach bearbeitet.
Da einige Kellerräume des Kapuzinerklosters von unten her leicht feucht wurden, wurden in diesen Räumen zumindest teilweise Paletten unter die Kartons gelegt. Abgesehen von einem hinter der Waschküche liegenden Raum waren die Räume trocken und klimatisch ausgeglichen. Vor allem die Turnhalle war akzeptabel - abgesehen davon, dass die Kartons überall in 4 Lagen aufeinander gestapelt und dicht aneinandergestellt waren, so dass keine Durchlüftung möglich war. Wesentlich ungünstiger war die Lagerung in den angemieteten Hallen. Die Kartons waren hier noch enger und höher (fünffach) gestapelt. Die Hallen waren nur durch Metallrolltore mit Lüftungsschlitzen nach außen hin abgeschlossen, so dass das Außenklima mit der jahreszeitlich wechselnden Hitze, Kälte und Feuchtigkeit relativ ungehindert eindringen konnte. Sie waren daher feucht, zugig, nicht witterungsdicht und aber auch nicht beheizbar, sowie nicht bzw. schlecht isoliert. Die Bestände waren starken klimatischen Schwankungen ausgesetzt. Eine Halle grenzt an eine Kfz-Werkstatt, wobei die Trennwand nicht durchgängig geschlossen, sondern im oberen Bereich weitgehend offen ist, so dass entsprechende Emissionen eindringen können. Zudem wurden Schmiermittel (Öl) dort gelagert. Das IBR bezeichnete die Feuchtigkeit in den Hallen als nahe an der Grenze des Erträglichen und empfahl neben regelmäßigen Klimamessungen auch das Durchlüften, was aber schon wegen der kompakten Lagerung der Bestände nicht sinnvoll möglich war.
Der Zugang zu den Lagerhallen war nicht nur für die Mitarbeiter der UB Eichstätt-Ingolstadt möglich, sondern auch für verschiedene externe Dritte, u. a. deshalb, weil die Hallen Teil eines größeren vermieteten Lagers war. Mangels zentraler Schließanlage hätten auch Schlüssel nachgemacht werden können. Brandschutz war nicht gewährleistet. Unter konservatorischen Gesichtspunkten waren die beiden Lagerräume wesentlich ungeeigneter als die im Kapuzinerkloster und für eine längerfristige Lagerung nicht geeignet.
 
Bearbeitung durch die UB Eichstätt-Ingolstadt bis Ende Januar 2005
Das Gesamtprojekt der Übernahme der ZBAÖ war der Handschriftenabteilung zugeordnet.
Begonnen wurde 1999 mit den noch unbearbeitet gelagerten Altbeständen, die bereits seit 1994 nach Eichstätt verbracht worden waren. Anschließend wurden die Bestände aus dem Kapuzinerkloster bearbeitet; zunächst aus dem feuchten Raum hinter der Waschküche. Dann kamen die Bestände aus den über die Vertragsoption übernommenen Klöstern Vilsbiburg, Passau, St. Magdalena sowie Mariabuchen und die Hausbibliothek St. Konrad. Dabei handelte es sich fast ausschließlich um Neubestand in gutem Zustand, der größtenteils bereits ohne Zwischenlagerung in die Handschriftenabteilung gebracht worden war. Die restlichen Bestände (z.B. aus Passau) stammten aus den Lagerhallen. Darüber hinaus wurde wenig aus den Lagerhallen bearbeitet. Es wurde die Bearbeitung mit Bestand aus dem Kloster fortgesetzt, u. a. dadurch begründet, dass die Räumlichkeiten dort anderweitig gebraucht würden.
Bei der Bearbeitung wurde unterschieden nach Bestand bis 1800 (einschließlich) und nach 1800. Die UB Eichstätt-Ingolstadt unterscheidet bei ihren Geschäftsgängen auch sonst grundsätzlich zwischen "Altbestand bis einschließlich Erscheinungsjahr 1800" und "Neubestand (seit 1801)". Begründet wurde dies mit der Bearbeitung (Katalogisierung) der Altbestände nach den einschlägigen „Regeln für die Alphabetische Katalogisierung in Wissenschaftlichen Bibliotheken – Altes Buch“(RAK WB-AB), die für Bestände bis einschließlich 1800 Anwendung finden.
Das Jahr 1801 müsste laut Überlassungsvertrag noch beim Altbestand angesiedelt sein, wird aber in der UB Eichstätt-Ingolstadt bereits zum Neubestand gerechnet. Die Differenz beträgt
z. Zt. etwa 41 katalogisierte Bände. Mehrbändige Werke werden gemeinsam veranschlagt, d.h. mehrbändige Werke, deren Erscheinen vor 1801 begonnen hat, werden vollständig zum Altbestand gerechnet.
Vor der Katalogisierung wurden die Bücher gereinigt (Absaugen, Entschimmeln). Die Katalogisierung alter und neuer (Monographien-)Bestände wurde in der Handschriftenabteilung durchgeführt, wo sich auch der Dienstkatalog in Karteikartenform (IFK-Format) befindet, der als notwendig zur Dublettenprüfung betrachtet wurde. Etwa 50% der in diesem Katalog verzeichneten Titel der UB Eichstätt-Ingolstadt sind nicht im Online-Katalog der UB Eichstätt-Ingolstadt erfasst. Die Buchbearbeitung erfolgte nach Arbeitsanweisungen, die seither immer wieder angepasst wurden, aber im Wesentlichen bis jetzt gelten. Die staatlichen Bestände werden beim Katalogisieren im Feld 1145 (lokale Schlüssel) des Lokaldatensystems mit dem aö (=Altötting) und st (= staatlich) gekennzeichnet. Die Bearbeitung der (vereinzelten) Zeitschriften bis 1800 erfolgte in der Handschriftenabteilung, die Zeitschriften ab 1800 in der Zeitschriftenstelle. Bei den aufgefundenen Zeitschriftenheften oder -bänden wurde zunächst über Online-Katalog und Zeitschriftendatenbank geprüft, ob sie an der UB Eichstätt-Ingolstadt vorhanden waren. Alle nicht vorhandenen Zeitschriften wurden zur „blockweisen“ Bearbeitung gesammelt und bei genügendem Umfang eingearbeitet. Große Blöcke oder zur Bestandsergänzung geeignete Einzelbände wurden gleich eingearbeitet. Unvollständige Zeitschriftenjahrgänge oder solche in schlechtem Zustand wurden durch vollständige oder besser erhaltene ersetzt. Lose Beilagen aus Büchern und Zeitschriften wurden immer herausgenommen (z.B. Andachtsbilder, Briefe, handschriftliche Vermerke, alte Quittungen, Sterbebilder) und kamen – soweit relevant – in die Graphische Sammlung der UB Eichstätt-Ingolstadt oder ihr Kapuzinerarchiv. Im Bereich Nicht-Buchmaterialien wurde wenig bearbeitet. Die katalogisierten Bestände nach 1800 wurden in einem Auslagerungsmagazin aufgestellt. Die katalogisierten Bestände vor 1800 wurden im Magazin der Handschriftenabteilung eingestellt, wo sich auch die anderen Altbestände der UB Eichstätt-Ingolstadt befinden.
Ende 2004 wurden aus den im Kloster Eichstätt untergebrachten Beständen der Altbestand vor 1800 sowie neuere Werke mit (graphisch) wertvollen Drucken und Zeitschriften herausgesucht. Der Altbestand und die als wertvoll erachteten neueren Werke wurden in das Ausweichmagazin gebracht, dort ggf. gereinigt und zur weiteren Bearbeitung durch die Handschriftenabteilung in Regalen bereitgestellt; die Zeitschriften wurden separat gestellt. Soweit Altpapier vorhanden war (Prospekte etc.), wurde dies entsorgt. Seither befinden sich in den im Kloster lagernden Beständen keine alten Bände mehr.
 
Dubletten
Zuständig für die Entscheidung über Dubletten des Kapuzinerbestandes war die Handschriftenabteilung, in deren Aufgabenbereich die Dublettenverwertung generell bereits seit 1995 gehörte. Eine Regelung zu Dubletten sieht der Überlassungsvertrag in § 2 Abs. 2 vor (vgl. oben). Weitere Aussonderungsvorgaben wurden vertraglich nicht vereinbart.
Hinsichtlich der staatlichen Dubletten wurde zwischen der UB Eichstätt-Ingolstadt und der damaligen Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken 1999 mündlich vereinbart, dass die Entscheidung über Dubletten wie schon bisher in der UB Eichstätt-Ingolstadt nach fachlichen Maßstäben erfolgen solle. Man ging davon aus, dass der Verkaufserlös den Erschließungskosten (in einem umfassenden Sinn) zugute kommen solle. Damit wurde hinsichtlich der staatlichen Dubletten eine von § 2 des Überlassungsvertrages abweichende Regelung vereinbart. Hinzuweisen ist im Hinblick auf die staatlichen Dubletten noch auf die „Richtlinien für die Abgabe von Bibliotheksgut“ vom 14. Mai 1975.
Auf Dubletten wurde wie folgt geprüft: Zunächst wurde am Online-Katalog der UB Eichstätt-Ingolstadt, dann am Dienstkatalog (Kartenkatalog) für den Altbestand das Vorhandensein des Titels in der konkreten Ausgabe geprüft. Gegebenenfalls erfolgte eine Prüfung am Standort. War das Werk schon vorhanden, wurde geprüft, ob die Dublette aus intrinsischen Gründen als zusätzliches Exemplar in den Bestand kommen sollte, etwa wegen bestimmter Provenienzen, handschriftlicher Einträge, besonderer Einbände oder Ähnlichem. Geprüft wurde auch, ob das vorhandene Exemplar ggf. in schlechterem Zustand war als die Dublette. Wenn ja, wurde diese behalten. Nicht in den Eichstätter Bibliotheksbestand übernommene Dubletten (das war die große Mehrzahl) wurden verkauft, ebenso dublette „Zeitschriftenblöcke“. Grundsätzlich nicht verkauft wurden Handschriften und Inkunabeln. Zum Verkauf vorgesehene Dubletten wurden zusammen mit einem Katalogausdruck des Titels (als Dublettennachweis) und den in den antiquarischen Verzeichnissen ermittelten Preisen in einem Regal in der Handschriftenabteilung aufgestellt. Die Verkaufspreise wurden grundsätzlich einzeln berechnet. Sie orientierten sich am Jahrbuch der Auktionspreise, am ZVAB (=Zentrales Verzeichnis Antiquarischer Bücher) oder ähnlichen antiquarischen Fachdatenbanken. Der Preis betrug in der Regel nicht mehr als 400,- Euro. Bei neueren Dubletten wurde, sofern es sich nicht um wertvollere Werke handelte, i. d. R. ein Pauschalpreis festgelegt (z.B. 2,- Euro pro Band), ansonsten ein individueller Einzelpreis. Ab November 2002 wurden die Rechnungen zusammen mit den Katalogausdrucken aufbewahrt. Im März 2004 wurde diese Dokumentation abgebrochen mit der Begründung, es sei zu aufwendig und nicht hilfreich. Die Einrichtung einer edv-gestützten „Dublettendatenbank“ scheiterte. Die Rechnungen der verkauften Bücher enthalten seither lediglich den Hinweis „Kapuzinerbestand“ und die Anzahl der verkauften Bände. Beim Verkauf erfolgte keine Kennzeichnung der Eigentumsänderung im Buch durch einen Stempel. Begründet wurde dies mit zu hohem personellem Aufwand und dem Wunsch von Antiquaren. Die genaue Anzahl der vor 1802 erschienenen und bis Ende Februar 2005 verkauften Dubletten ist mangels Aufzeichnungen nicht feststellbar. Lediglich für den Zeitraum Nov. 2002 - März 2004 können auf Grund der für diesen Zeitraum aufbewahrten Belege (handschriftliche Notizen auf Buchbegleitzettel und zugehörige Rechnungen) 540 verkaufte Dublettenbände bis Erscheinungsjahr 1800 nachgewiesen werden. Die Einnahmen flossen auf ein Drittmittelkonto "Kapuzinerbibliothek", ohne Unterscheidung, ob der Erlös aus dem Verkauf von staatlichen oder nicht-staatlichen Bänden erzielt wurde. Von den Erlösen wurden bezahlt u. a. Transportkosten, Überstundenabgeltung, die Miete für Lagerstätten, Telefonkosten, usw. Zur Begleichung standen neben den Erlösen aus den Dublettenverkäufen noch andere Mittel zur Verfügung.
Eine Abgabe von Dubletten an andere Bibliotheken, insbesondere bayerische staatliche Bibliotheken, erfolgte bis 2003 nicht. Aufgekommene Vorwürfe hinsichtlich des Dublettenverkaufs veranlassten die Bayerische Staatsbibliothek 2002 zu einer Prüfung. Ende 2002 wurde zwischen der Bayerischen Staatsbibliothek und der Leitung der Universitätsbibliothek Eichstätt-Ingolstadt festgelegt, wie mit Dubletten aus den staatlichen Beständen unter Berücksichtigung der Richtlinien von 1975 vorgegangen werden sollte. Die konkrete Verfahrensweise dafür wurde Anfang 2003 festgelegt und protokolliert. Kernpunkte waren: Soweit aus staatlichen Beständen Dubletten anfielen, sollten sie entsprechend den „Richtlinien für die Abgabe von Bibliotheksgut“ von 1975 der Bayerischen Staatsbibliothek zur Übernahme angeboten werden. Interesse der Bayerischen Staatsbibliothek bestand an Ausgaben, die dort nicht vorhanden waren und deren Buchblock sich in gutem Zustand befand. Die nicht angeforderten Bücher konnten entsprechen den Richtlinien 1.2 als Dubletten verkauft werden, sofern keine Suchmeldungen anderer staatlicher bayerischer Bibliotheken vorlagen. Hinsichtlich der nichtstaatlichen Dubletten zeigte die Bayerische Staatsbibliothek Interesse an bei ihr nicht vorhandenen Werken, die bis Ende des 16. Jhd. („Sammlung Deutscher Drucke“), oder die im Raum des heutigen Bayern bis Ende des 19. Jhd. erschienen sind. Auch diese sollten der Bayerischen Staatsbibliothek angeboten und bei Annahme gegen Bezahlung überlassen werden.
In der Folgezeit wurde nach diesen Vorgaben verfahren. Sie spiegeln sich auch in den Arbeitsanweisungen. Es wurde der Bayerischen Staatsbibliothek einmal jährlich ein Paket Titelausdrucke (geteilt in „Staatsdubletten“ und „UB Eichstätt-Ingolstadt-Dubletten“) übersandt, woraus die Bayerische Staatsbibliothek auswählen konnte. Der Preis für die nichtstaatlichen Dubletten wurde mit der UB Eichstätt-Ingolstadt ausgehandelt. Die ausgewählten Bücher wurden dann übersandt (ggf. mit Rechnung). Die Bayerische Staatsbibliothek erhielt in der Folge entsprechende Angebote. Im Jahr 2004 wurden etwa 3 Dubletten für 95,- Euro erworben; 2005 wurden 3 Dubletten für 110,- Euro erworben. Für 2006 wurden 237 Dubletten zum Kauf angeboten und 79 staatliche Dubletten.
 
Makulatur
Die Entscheidung über eine Makulatur wurde von der Handschriftenabteilung getroffen. Es wurden nur sehr wenige Bände (2-3 Kartons) makuliert, aus der Zeit vor 1800 allenfalls einige wenige sehr stark verschimmelte oder beschädigte Bände, die als nicht mehr restaurierbar eingestuft wurden, und fragmentarische Zeitschriftenkonvolute und -einzelhefte, die bereits in Eichstätt vorhanden waren und für einen Verkauf nicht in Frage kamen. Es wurde keine Zeitschrift vor 1800 makuliert. Mangels Aufzeichnungen über die makulierten Bände kann keine genaue Anzahl genannt werden.
 
Bearbeitungsstand Januar 2005
Es sind 25.850 Titelaufnahmen erstellt worden, davon 6.240 vor 1800, 19.610 nach 1800 (Stand 31.12.04). Davon 69 Zeitschriftentitel mit ca. 296 Bänden eingearbeitet; kaum ein Titel vor 1800.
Es befanden sich 1.443 unbearbeitete Kartons in den Lagerhallen und 1.618 unbearbeitete Kartons in den Räumen des Kapuzinerklosters, hier allerdings nur mehr Bestand nach 1800, da der Bestand vor 1800 im Jahr 2004 aussortiert wurde.
 
Bearbeitung durch die UB Eichstätt-Ingolstadt von Februar 2005 bis 2007
Im Februar 2005 wechselte die Leitung der UB Eichstätt-Ingolstadt. Zu diesem Zeitpunkt waren die Bestände nach wie vor nicht nach Alt- und Neubestand getrennt, mit Ausnahme der im Kapuzinerkloster gelagerten Bestände (vgl. oben). Hier dürften sich seit Ende 2004/Anfang 2005 keine alten und wertvollen Bände mehr befinden. Im Übrigen lagerten die Bestände unverändert noch in den Umzugskartons in den bisherigen Räumlichkeiten, insbesondere den unzureichenden Lagerhallen. Gerade dort waren die Kartons nicht mit säurefreiem Papier ausgeschlagen. Nach Feststellung der Lagerbedingungen entschied die neue Leitung der UB Eichstätt-Ingolstadt, dass schon aus konservatorischen Gründen dieser Zustand baldmöglichst beendet werden und der Bestand gesichtet und an einen geeigneten Lagerort gebracht werden müsse. Zudem lief auch der Mietvertrag der angemieteten Hallen zum 31.12.2005 aus; sie sollen 2009 abgerissen werden. Infolge der unterschiedlichen Ansichten bei der Frage der Möglichkeiten einer verstärkten Aufarbeitung der Kapuzinerbestände kam es bereits im Frühjahr 2005 zu einer Änderung der Zuständigkeiten. Seither war die Handschriftenabteilung nur noch für die Altbestandsbearbeitung der Kapuzinerbestände bis 1800 und zunächst den Verkauf der Dubletten (Altbestand und Neubestand) zuständig, später nur mehr für die Altbestandsbearbeitung und den Altbestands-Dublettenverkauf. Die Leitung der UB Eichstätt-Ingolstadt übernahm die Federführung des weiteren Vorgehens zur verstärkten Aufarbeitung der Bestände ab 1801.
 
Bearbeitungsaktionen
Zwischen Mai 2005 und September 2005 fand eine erste, im Sommer 2006 eine zweite forcierte Bearbeitungsaktion statt. 2005 wurden die 1443 Kartons aus den Lagerhallen partienweise ins Ausweichmagazin zur Sichtung und Überprüfung mit dem Ziel einer Dublettenaussonderung gebracht. In den Kartons befanden sich unsortiert Bestände vor 1802 und nach 1802, Monographien und Zeitschriften, auch verschimmelte und beschädigte Werke der verschiedensten Literaturgattungen. Die Kartons waren zum Teil komplett oder teilweise durchgeschimmelt und/oder sehr verschmutzt (Taubendreck etc). Viele Bücher waren in schlechtem bis unbrauchbarem Zustand, manche durch das darauf lastende Gewicht verbogen oder in der Bindung gebrochen. Die Bearbeiter mussten zeitweise mit Schutzanzug, Schutzmaske vor Mund/Nase und Handschuhen arbeiten oder zumindest in Schmutz-Arbeitskleidung; für die Hände wurde Desinfektionsmitteln benutzt. Fenster und Türen des Gebäudes waren fast ständig geöffnet, um Durchlüftung zu ermöglichen. Im Ausweichmagazin befand sich neben dem zu sichtenden Material auch der zur Einarbeitung bereitgestellte Altbestand und bereits katalogisierter Neubestand. Ähnlich wie bei den Lagerhallen hatten auch hier neben den Mitarbeitern der UB Eichstätt-Ingolstadt vereinzelt externe Dritte Zugang. Die Situation hinsichtlich der Schlüssel war ebenfalls ähnlich wie bei den Lagerhallen.
Bis 2006 der gewünschte Zugang zum Online-Katalog bereitgestellt werden konnte, stand nur der Offline-Katalog (Stand 1983) im Ausweichmagazin zur Dublettenprüfung zur Verfügung. Insbesondere für die Altbestände vor 1800 wurde es von der Leitung der Handschriftenabteilung für unverzichtbar angesehen, die Altbestände nach wie vor nicht nur am Online-Katalog, sondern auch am alten Dienstkatalog zu überprüfen. Aus ihrer Sicht sollten auch alle Bestände vor 1959 zusätzlich am Dienstkatalog überprüft werden. Im Hinblick auf die Altbestände vor 1800 wurde daher festgelegt, dass diese - ebenso wie wertvoll erscheinender neuerer Bestand - auszusortieren und für die Bearbeitung durch die Handschriftenabteilung vorzubereiten, d.h. mit Hilfe studentischer Hilfskräfte zu reinigen und bei Bedarf auch gegen Schimmelbefall zu behandeln und zwischenzulagern seien. Die weitere Altbestandsbearbeitung erfolgte wie in den Jahren vorher durch die Handschriftenabteilung.
Die Sichtung und Überprüfung wurde in den ersten acht Wochen unter Anleitung und nach den Vorgaben der Bibliotheksleitung ausgeführt. Anschließend wurde die Organisation der Sichtungs- und Überprüfungsaktion einem erfahrenen Mitarbeiter der Buch- und Medienbearbeitung übertragen. Dazu kamen (abwechselnd) verschiedene Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte als Unterstützung. Die Leitung der Bibliothek prüfte und betreute das Vorgehen in Abständen. Kontrollen wurden auch durch geschäftsführende Beamte durchführt. Der vor Ort leitende Mitarbeiter stand für alle Fragen zur Verfügung. Bei der Sichtung und Sortierung wurden die einzelnen Kisten geöffnet, die Bücher herausgenommen, das Titelblatt gelesen und der Band durchgeblättert zur Prüfung des Erhaltungszustands und zum Auffinden von Beilagen. Dabei wurden die Bücher wie folgt sortiert:
Altbestand (bis einschließlich Erscheinungsjahr 1800) wurde ohne weitere Prüfung immer zur Bearbeitung durch die Handschriftenabteilung bereitgelegt. Ebenfalls für die Handschriftenabteilung bereitgestellt wurden beigelegte Heiligenbilder, Sterbebilder, Postkarten und andere Erinnerungsstücke sowie vorwiegend illustrierte Bände oder solche mit besonderen Einbänden, Graphiken, Fotoalben, Atlanten, Non-Book-Materialien etc. Zeitschriftenbände (vor und nach 1800) kamen in die Zeitschriftenstelle.
Bücher nach 1800 wurden sortiert zur Einarbeitung in den Bestand der UB Eichstätt-Ingolstadt oder zur Aussonderung für Antiquariatsverkauf, Bücherflohmarkt oder Makulatur. Maßgeblich für die Entscheidung über Einarbeitung oder Aussonderung waren die für die mit der Provinz der Kapuziner vereinbarten Vorgaben sowie das Profil der UB Eichstätt-Ingolstadt. Da der Überlassungsvertrag von 1999 keine konkreten Aussonderungsvorgaben vorsah, wurde im Mai 2005 in einem Gespräch zwischen der Bibliotheksleitung und dem Provinzial und dem Ökonom der Bayerischen Kapuzinerprovinz festgelegt, was aus der Sicht der Schenker und Beschenkten zu erhalten sei. Ergebnis war, dass, soweit nicht bereits an der UB Eichstätt-Ingolstadt vorhanden, alle Franziskalia aufzubewahren seien: Werke, die von Kapuzinern verfasst wurden, Werke über Kapuzinerniederlassungen, Werke der Ordenspastoral, Werke über Personen und Heilige, die für den Orden von Bedeutung sind und sonstige Kapuzinerliteratur. Für alle anderen Bestände war maßgeblich das fachliche Profil der UB Eichstätt-Ingolstadt-Ingolstadt. Dementsprechend sollten die als wertvoll oder zum Bibliotheksbestand passend eingeschätzte Literatur (Eyestettensien, wissenschaftliche Literatur zum Fächerspektrum der Universität, wissenschaftliche Quellen, ggf. Belletristik in kritischen Ausgaben, wertvoll erscheinende Werke etc.) aufgenommen werden. Nach Angabe der Bibliotheksleitung wurde dabei großzügig übernommen, also auch Bücher, die nicht zwingend ins Profil der UB Eichstätt-Ingolstadt passten. Nicht genommen wurde Literatur zu Fächern, die nicht an der Universität Eichstätt gelehrt werden (Technik, Physik, Chemie) sowie Trivialliteratur, Kinder- und Schulbücher, Romane, Reiseführer, die in sehr großer Anzahl vorhandene Mehrfachexemplare und unwissenschaftliche theologische (Gebrauchs-)Literatur (Breviere, Gotteslobe, Predigten, Katechismen, Gebetbücher, Erbauungsliteratur u. ä), einzelne Zeitschriftenhefte, Broschüren, Prospekte etc. Nur die Werke, die zur Übernahme geeignet schienen, wurden am Katalog überprüft. Komplizierte oder wertvoll erscheinende Werke überprüfte der zuständige Leiter vor Ort selbst. Eine Berücksichtigung der Auflage erfolgte dabei (anders als beim Altbestand) nicht. In Zweifelsfällen wurden die Werke eher zu den zu übernehmenden gestellt (dies zeigt sich auch bei der Einarbeitung, wo noch etliche Dubletten ausgeschieden werden konnten). Da 2005 nur der veraltete Offline-Katalog (Stand 1983) zur Verfügung stand, wurden oft mehrbändige Werke, Serien, wertvollere Werke in der Zentralbibliothek am Online-Katalog zusätzlich überprüft.
Ein Großteil der geprüften Werke war schon im Bestand vorhanden und wurde daher zum Verkauf bzw. zur Makulatur bereitgestellt. Der Umfang wissenschaftlicher Literatur bei den Werken ab 1800 war nach Aussagen der Bibliotheksleitung gering, es handelte sich hauptsächlich um Quellen zur Geschichte, Kulturgeschichte, Frömmigkeitsgeschichte im weitesten Sinn.
Was nicht eingearbeitet wurde, wurde ausgesondert zum Verkauf bzw. zur Makulatur.
Dubletten und als nicht zum Bibliotheksbestand der UB Eichstätt-Ingolstadt oder einer Kapuzinerbibliothek passend eingestufte Bücher wurden ausgesondert und je nach Wert und Erhaltungszustand entweder an die Handschriftenabteilung zum Antiquariatsverkauf gegeben, für den Bücherflohmarkt vorbereitet oder makuliert. Zum Teil wurden Preisermittlungen durchgeführt. Makuliert werden sollten nur Werke, die aufgrund ihres Zustandes (z.B. durch Tierkot verschmutzt, verschimmelt, beschädigt, saures Papier) etc. oder aufgrund ihres Inhalts für die Bibliothek unbrauchbar und unverkäuflich schienen. Dabei war auch zu berücksichtigen, dass aus Platzmangel keine Zwischenlagerungsmöglichkeit größeren Umfangs für Kaufinteressenten bestand. Die Richtlinien für die Aussonderung, Archivierung sowie Bestandserhaltung von Bibliotheksgut in den Bayerischen Staatlichen Bibliotheken vom 21. Juli 1998, die sich auf Bestand nach 1830/1850 beziehen, brauchten nicht angewendet werden, da der vorliegende Bestand ab 1802 als kirchlicher Bestand zu betrachten ist, für den diese Richtlinien nicht gelten.
 
Im Sommer 2006 fand eine zweite Sichtungsaktion mit den Beständen aus dem Kapuzinerkloster statt. Diese Bestände waren in besserem Zustand als die aus den Lagerhallen. Altbestand und Zeitschriften waren hier bereits 2004 herausgesucht worden, so dass sich bei den zu sichtenden und zu sortierenden Bänden nur ausnahmsweise ein übersehenes Buch aus dem Altbestand befand.
Von den Mitarbeitern wird übereinstimmend erklärt, dass nach den oben ausgeführten Anweisungen vorgegangen worden und keinesfalls Altbestand ausgesondert oder gar makuliert worden sei.
Die Katalogisierung aller übernommenen Bücher fand bis April 2006 in der Handschriftenabteilung statt; seitdem für die Bestände nach 1800 in der Buch- und Medienbearbeitung. Auf Vorgabe der Bibliotheksleitung wurden die bisherigen Richtlinien zur "Bearbeitung der Altöttinger Bestände nach 1800" am im Juni 2005 vereinfacht, mit dem Ziel eines beschleunigten Geschäftsgangs. Die Überprüfung am Dienstkatalog entfiel und die Dublettenangebote an die Bayerische Staatsbibliothek erfolgten (nach Rücksprache mit der BSB) ohne weitere Vorrecherche (Ist das Werk in der BSB?). Nach vorhandener Arbeitskapazität wurden die Bücher katalogisiert, signiert und etikettiert.
 
Verkauf
2005 wurde der Dublettenverkauf sowohl für den Alt- wie für den Neubestand weiter von der Handschriftenabteilung durchgeführt. Der Neubestand wurde weiterhin in der Regel kistenweise an Antiquare verkauft. Im Sommer 2006 stoppte die Bibliotheksleitung diesen kistenweisen Verkauf an Antiquare. Dem gingen unterschiedliche Preisvorstellungen zwischen der Bibliotheksleitung und den Antiquaren voraus. Die Bücher sollten ab 2007 direkt über Antiquariatsplattformen im Internet verkauft werden. 2006 gab die Handschriftenabteilung den Verkauf der Dubletten nach 1800 wegen inhaltlicher Differenzen an die Bibliotheksleitung ab. Es fanden 2006 noch zwei Bücherflohmärkte statt.
 
Makulatur
Die zur Makulatur ausgewählten Bücher wurden in Kartons gegeben und die Container jeweils in ein- bis zweistündigen Aktionen damit bestückt und anschließend zur Verhinderung von Vandalismus verschlossen. Geöffnet wurden die Container kurz bevor die Entsorgungsfirma diese holte. Der Schlüssel zum Vorhängeschloss für die Container lag offen auf einem Regal im Ausweichmagazin und damit für alle Personen, die Zugang zum Ausweichmagazin hatten, zugänglich. Übereinstimmend wird ausgesagt, dass es sich bei den makulierten Bänden ausschließlich um Bände nach 1800 gehandelt habe, nur einige wenige vor 1800, etwa wenn starker Rotschimmelbefall vorlag. Die Vorgabe zur Makulatur bei den Bänden nach 1800 war, dass nur makuliert werden durfte, was wirklich nicht mehr für die UB Eichstätt-Ingolstadt verwendet werden konnte oder als nicht mehr verkäuflich eingeschätzt wurde bzw. nicht verkauft werden konnte.
Die makulierten Kapuzinerbestände setzen sich nach Angabe der Bibliotheksleitung so zusammen: 20,60 t Zeitschriftendubletten (=30% - schwergewichtige und häufig vertretene Titel, wie z.B. „Stimmen der Zeit“, „Herder Korrespondenz“, „Katholische Mission“. Gewicht pro Karton ca. 80 kg); 4,20 t verschimmelte Bände; 40,80 t Dubletten (zahllose Mehrfachexemplare, die innerhalb der Kapuzinerklöster verbreitet waren und sich, wie die Zeitschriften, nicht mehr verkaufen ließen); 2,80 t Varia (Reiseführer, Straßenkarten, Breviere, Taschenbücher in schlechtem Zustand, schöne Literatur in unkritischen Ausgaben, Bücher zur Geschichte und praktischen Theologie in schlechtem Zustand).
Die Aussonderungen (unabhängig für welche weitere Verwendung) wurden nicht dokumentiert. Begründet wurde dies damit, dass eine Erfassung dieser Massen sich immer wiederholender Dubletten personell und zeitlich gar nicht möglich sei. 
Es bleiben vier Einzelfälle, in denen die genauen Umstände des Verkaufs bzw. der Makulatur nicht eindeutig festgestellt werden und somit auch nicht, ob möglicherweise fehlerhaft vorgegangen worden war. Sie sind Gegenstand eines strafrechtlichen Gerichtsverfahrens, so dass an dieser Stelle keine weiteren Ausführungen dazu erfolgen.
 
„Container-Bücher“
Zu den angeblich aus den zur Entsorgung bestimmten Containern stammenden 12 Büchern, die der Kriminalpolizei vorlagen, äußern sich alle Befragten einhellig dahingehend, dass keiner von ihnen Bücher vor 1800 „entsorgt“ hätte und sie sich zudem nicht vorstellen könnten, dass die Bücher im Lauf der Aussonderungsaktion in die Container gekommen sind.
 
Bearbeitungsstand 2007
Insgesamt liegen 42.420 Titelaufnahmen vor, davon 14.905 vor 1800, d.h. 27.515 nach 1800, davon 314 Zeitschriftentitel mit mind. 1165 Bänden, 41 Titelaufnahmen aus 1801.
D.h. es ergibt sich rechnerisch: zwischen 1.1.2005 und 23.2.2007 sind 16.570 Titelaufnahmen erstellt worden, davon 8.665 vor 1800 und 7905 nach 1800.
Alle 1443 Kartons aus den Lagerhallen wurden 2005 gesichtet und umsortiert. 865 Kartons aus dem Kapuzinerkloster wurden 2006 gesichtet und umsortiert (Bestand nach 1800).
Aktuell sind noch 762 Kartons aus dem Kapuzinerkloster zu sichten und zu sortieren (Bestand nach 1800).70 Kartons aus dem Ausweichmagazin sind in den Bestand einzuarbeiten (Bestand nach 1800). 20.310 Bände vor 1800 stehen in Regalen des Ausweichmagazins zur Bearbeitung durch Handschriftenabteilung bereit. 170 Kisten sind für den Antiquariatsmarkt im Ausweichmagazin bereitgestellt.
 
Fazit
Der Vorwurf der massenweisen Vernichtung wertvoller Bücher aus dem Kapuzinerbestand kann nicht bestätigt werden.
Hinsichtlich der sog. „Container-Bücher“ kann kein Zusammenhang mit den Aussonderungsaktionen 2005-2007 nachgewiesen werden. Es wurden dafür auch keine belastbaren Indizien gefunden. Nach den üblichen Geschäftsgängen waren die Bestände bis 1800 zudem nicht Gegenstand dieser Aussonderungsaktionen: Nach den Arbeitsanweisungen wurden sie grundsätzlich aussortiert und an die Handschriftenabteilung zur individuellen Bearbeitung weitergegeben.
Die zwischen 2005 und 2007 von der Bibliotheksleitung vorgegebenen Methoden zur Bearbeitung der Bestände sind in großen Teilen nicht zu beanstanden oder zumindest vertretbar. Teile des Vorgehens bzw. der individuellen Umsetzung der Vorgaben können nicht abschließend beurteilt werden, da die Tatsachen nicht eindeutig ermittelt werden konnten. Einzelne Fehlentscheidungen können - gerade im Hinblick auf die zu bearbeitenden Menge – nicht ausgeschlossen werden. Festzustellen sind auch Dokumentationsdefizite. Dennoch ist das Vorgehen unter Berücksichtigung der konkreten Rahmenbedingungen im Grundsatz nicht zu beanstanden.
Eine einzelfall- und personenbezogene Bewertung der Vorgänge bleibt aus Datenschutzgründen dem internen Untersuchungsbericht vorbehalten.
Die weitere Aufarbeitung der Bestände in Eichstätt wird zwischen der UB Eichstätt-Ingolstadt und der Bayerischen Staatsbibliothek im Detail abgesprochen.
 
Konsequenzen
Im Hinblick auf anstehende weitere Übernahmen von säkularisiertem Bibliotheksgut wird die Bayerische Staatsbibliothek als Fachbehörde für das Bibliothekswesen in Bayern das Thema gezielt aufgreifen und einen Leitfaden für solche Fälle entwickeln. Dies soll mit einer ad-hoc Arbeitsgruppe aus Experten aus dem Bereich Altes Buch, Erwerbung und Verwaltung geschehen. Es sollen dabei auch die Richtlinien von 1975 auf den Prüfstand gestellt und überarbeitet werden.
 
Soweit zwischenzeitlich Übernahmen anstehen oder sich entsprechende Fragestellungen ergeben, können sich die Bibliotheken jederzeit direkt an die Bayerische Staatsbibliothek, Abteilung Handschriften und Alte Drucke, wenden.